Saltar apartados

Sol·licitar una videoconferència

Al formulari per a la sol·licitud de videoconferències s'accedeix des de Vèrtex en UACloud.

La sol·licitud d'una videoconferència és un procés que té dos passos. En el primer pas, s'introdueix la informació referida a la Universitat Alacant (títol, contacte, dates, usuaris, sales%u2026), mentre que en el segon pas es completa la informació referida als participants de l'altre extrem de la videoconferència.

Pas 1

  1. En primer lloc, han d'acceptar-se les condicions d'ús del servei de videoconferència. Per a açò es fa clic sobre el botó de condicions d'ús. Aquest passarà a mostrar la paraula SÍ, la qual cosa significa que s'han acceptat tals condicions. Sense aquest pas, no es pot prosseguir amb la sol·licitud.
  2. A continuació, es mostra el correu electrònic UA del sol·licitant.
  3. En aquest pas, s'introdueix el títol de la videoconferència i un petit resum.
  4. A continuació, s'introdueixen els números de telèfon mòbil de contacte i/o l'extensió telefònica interna. Est és el telèfon amb el qual ens posem en contacte per als detalls de la videoconferència.
  5. En aquest apartat, s'introdueix la data la videoconferència, així com la seua hora d'inici i hora de finalització benvolguda.
  6. Si van a estar involucrats més usuaris de la Universitat Alacant en la videoconferència, aquests han d'especificar-se en aquest apartat mitjançant els seus correus electrònics separats per comes.
    Pas 1 de 3
  7. Si es tracta d'una videoconferència per a la defensa d'una tesi doctoral organitzada per la Universitat d'Alacant, s'ha de marcar aquest apartat. En aquest cas, EDUA té una normativa sobre aquest tema perquè la defensa siga vàlida. Aquesta normativa es pot trobar ací: https://edua.ua.es/es/informacion/tesis-doctoral/lectura-de-una-tesis-de-forma-no-presencial.html
  8. En el següent apartat, s'indica si la videoconferència està organitzada pel sol·licitant o bé si es vas agafar de convidat d'una altra entitat externa.
  9. A continuació, s'especifica el tipus de videoconferència. Existeixen tres tipus de videoconferència:
    1. Videoconferència amb equip professional H323/SIP.
      Aquesta és l'opció preferent lloc que es tracta d'infraestructura professional dedicada a la videoconferència la qual cosa assegura un nivell de qualitat de video i àudio òptims.
    2. Adioconferencia.
      En aquest cas, la conferència es realitza només per mitjà de veu, utilitzant per a açò micròfons i altaveus de taula que permeten connectar les converses d'un grup de persones reunides amb un usuari remot.
    3. Videoconferència d'escriptori.
      Est és un tipus de videoconferència que connecta ordinadors personals mitjançant altaveus i micròfons o auriculars. ja que no és un sistema confiable, no s'espera que el servei tinga una qualitat garantida, ja que depèn de la cogestió de la xarxa i del tipus de connexió de l'ordinador (wifi/cablejada). Aquest tipus de videoconferències es pot realitzar des de dos tipus de sales:
      - Sala de reunions del Servei d'Informàtica. En aquestes sales, es troba un ordinador amb el programari instal·lat (Skype, Google Hangouts%u2026) i equipament audiovisual (càmera, micròfon i altaveus). Abans de la data de videoconferència, el sol·licitant s'encarrega de gestionar en el seu compte als participants i realitzar proves prèvies per a comprovar disponibilitat, compartir pantalla si és necessari i qualitat de vídeo i so. Una vegada que arribe a la sala de videoconferència, es donarà d'alta amb el seu usuari i contrasenya en l'ordinador de la sala, amb el que apareixeran tots els seus contactes. No es pot portar l'ordinador personal ja que no es connectarà a altaveus, micròfon i càmera.
      - Altres localitzacions (despatxos, sales públiques%u2026) En aquest cas, es presta equipament audiovisual (auriculars, webcam, portàtil) si el sol·licitant no disposa d'ell. Igual que el cas anterior, la gestió d'usuaris és competència del sol·licitant.
      Pas 2 de 3
  10. Per a finalitzar, s'introdueix el nombre d'assistents locals. En funció del nombre, es pot triar entre quatre sales:
    1. Sala de reunions xicoteta del Servei d'Informàtica (6 persones)
    2. Sala de reunions gran del Servei d'Informàtica (10 persones)
    3. Aula 12 de l'edifici Taller d'Imatge (30 persones)
    4. Aula I21 de l'edifici Aulari 2 (40 persones)
  11. L'últim apartat és opcional i permet que l'usuari indique qualsevol comentari referent a la sol·licitud.
    Pas 3 de 3

Amb aquest primer pas, es dóna d'alta la sol·licitud de videoconferència i el sol·licitant rebrà un correu electrònic indicant la recepció correcta de tal sol·licitud. A continuació, s'engeguen els procediments per a la confirmació de la videoconferència i de nou, el sol·licitant rebrà un correu electrònic quan es confirme. També rebrà emails quan es confirmen proves de videoconferència relacionades amb aquesta mateixa sol·licitud així com al tancament de la mateixa.

Si ja es coneix la informació d'algun dels participants externs (ponents, tècnics%u2026), es pot emplenar el pas 2. No fa falta conèixer les dades de tots els participants, sinó que es pot anar afegint a posteriori. Si no es coneix gens encara dels participants externs, es deixa l'emplenament del pas 2 per a més endavant.

Pas 2

Una vegada que s'han establit els paràmetres locals (títol, participants, sales,...), s'ha d'emplenar informació dels participants externs mitjançant el botó corresponent. Per a cada participant, es requereixen els següents camps:

  • Tipus de participant
  1. Tècnic: és el responsable tècnic encarregat de coordinar-se amb els tècnics locals perquè la videoconferència s'efectue sense incidències.
  2. Organitzador: és la persona que organitza l'esdeveniment en l'altre extrem. En general, es coordina amb el personal tècnic, ponent o assistent, així com altres interessats.
  3. Assistent/Ponent: és la persona que vas agafar a una videoconferència o bé que dóna una xarrada o conferència actuant com a ponent, tot açò en el lloc remot.
  4. Interessat: són altres persones involucrades en l'esdeveniment i que desitgen ser informades per a desenvolupar la seua labor, tals com a gestors, col·laboradors, etc.
  • Nom
  • Email
  • Telèfon i extensió
  • Observacions

Pas 2

Recuperar les dades d'una videoconferència realitzada

Per als casos en els quals es realitzen videoconferències regulars, és possible recuperar les dades d'altres sessions anteriors. Per a fer açò, tan sol hem de prémer el botó "Crear nova a partir d'una altra sol·licitud". D'aquesta manera, recuperem totes les dades generals de la videoconferència i només cal emplenar els camps que van a varíar respecte a la sessió anterior:

  • Títol i resum (si escau)
  • Data i hora de la videoconferència
  • Més usuaris UA (si escau)

Tant en el títol i resum, com en els usuaris UA, per defecte apareixeran els continguts de la sessió anterior per a donar l'opció de mantenir o modificar els valors a discreció.

Modificar videoconferència

Servei d'Informàtica Servei de Videoconferència


Universitat d'Alacant
Carretera de Sant Vicent del Raspeig s/n
03690 Sant Vicent del Raspeig
Alacant (Spain)

Tel: (+34) 96 590 3400

Fax: (+34) 96 590 3464

Per a més informació: informacio@ua.es, i per a temes relacionats amb aquest servidor web: webmaster@ua.es

Carretera de Sant Vicent del Raspeig, s/n - 03690 Sant Vicent del Raspeig - Alacant - Tel.: 96 590 3400 - Fax: 96 590 3464