Gestió de documents Servei d'Informàtica

Ir a contenido Ir a Estudios, Gobernanza y organización
Logo UA
Realizar búsqueda
Menú
Serveis
Logo Servei d'Informàtica   Servei d'Informàtica
Servei d'Informàtica

Gestió de documents

Objectius:
  • Mostrar o ocultar opcions de visualització.
  • Obrir diversos documents al mateix temps.
  • Visualitzar diverses parts del mateix document.
  • Revisió de documents i control de canvis.

  •  

    %uFEFFMostrar o Ocultar opcions de visualització

     

    Documentos1

     



    En la pestanya Vista, el bloc Mostrar o Ocultar per a visualitzar diverses opcions:
    - regla
    - quadrícula
    - mapa del document: per a visualitzar la manera esquema en la part esquerra.
    - vistes en miniatura: per a visualitzar a manera de diapositives el document complet.

    Obertura de múltiples arxius.

     

    1. Seleccione un document i òbriga-ho.
    2. Faça el mateix amb un altre document.
    4. Observarà que s'obrin dues sessions de Word (veure barra d'eines)

    5. Prement en un o un altre s'obrin ambdós documents.
    6. Per a passar d'un document a un altre, anar a la pestanya Vista, quadre Finestra i seleccionar Canviar finestres.

     

    Documentos2

     

    Visualització dels dos documents al mateix temps.

     

    Per a poder veure ambdós documents el mateix temps cal anar a la pestanya Vista, quadre Finestra i seleccionar Organitzar Tot o Veure en paral·lel.. Una vegada ambdós a la vista pot desplaçar-se en un i en un altre de forma independent. Açò li permetrà utilitzar les tècniques d'arrossegar i col·locar per a copiar informació entre ambdós documents.

    Comparació de documents amb la vista en paral·lel

    Podem seleccionar dos documents i visualitzar-los en paral·lel (un al costat de l'altre) i si seleccionem el moviment sincrònic podrem desplaçar-nos per ambdós documents al compàs.


    Visualització de dues parts del mateix document

    Per a açò s'utilitza l'opció de Crear divisió, en el mateix menú Finestra. En aqueix cas es creen dues finestres que mostren dues parts diferents del mateix document.

    Control de Canvis

    Supose que ha de revisar un document abans d'enviar-ho a un grup d'empleats.

    Si cal efectuar canvis, desitjarà fer revisions que el seu cap puga veure per a decidir després si s'accepten o es rebutgen. I és possible també que necessite escriure comentaris per a explicar alguns dels canvis. Ací és on entra en funcionament Control de canvis i comentaris.

    També serà convenient assegurar-se que quan distribuïsca el document final, aquest no conté cap revisió o comentari. En aqueix moment és quan ja es pot prescindir de la característica Control de canvis i Comentaris.

     

    Documentos3

     Està revisant un document del seu cap abans d'enviar-ho a tota l'organització. Veu canvis que desitja realitzar i que desitja que el seu cap també veja. En activar el Control de canvis, Word inserida marques que mostren on es realitzen eliminacions, insercions i canvis de format.

    En la fitxa Revisar, en el grup Seguiment, faça clic en Control de canvis. El fons del botó Control de canvis canvia de color, la qual cosa indica que està activat; qualsevol canvi que realitze es marcarà com una revisió fins que desactive el Control de canvis fent clic de nou en el botó.

    Activar el control de canvis i realitzar diverses accions

    Documentos4
    1. Text eliminat d'un globus en el marge.
    2. Text inserit subratllat en el mateix color que el globus de text eliminat.
    3. Les línies verticals del marge esquerre indiquen canvis en les línies on s'ha eliminat i inserit text.

    Després d'activar el Control de canvis, treballe en Word com ho fa normalment. Quan inserisca o elimine text, o moga text o gràfics, cada canvi apareixerà amb un marcat: marques com a colors i línies que indiquen on està cada revisió i de quina revisió es tracta.

    En eliminar el text "amb el nostre esforç i les idees clares", el text eliminat es col·loca en un globus en el marge del document. En el globus es mostra "Eliminat" per a indicar per què el text està en el globus. Una línia de punts uneix el lloc on es va eliminar el text amb el globus, perquè qualsevol puga veure el lloc en el qual el text va ser eliminat.

    Desitja reemplaçar "dotze" per "nou". Selecciona "dotze" i escriu "nou" damunt (o simplement elimina "dotze" i, a continuació, escriu "nou"). "Dotze", el text eliminat, es col·loca en el globus en el marge del document. "Nou", el text que acaba d'inserir, se subratlla i es mostra en el mateix color que la vora que envolta al globus del text eliminat, la qual cosa indica que el mateix revisor (vostè) ha eliminat i inserit text. Obtindrà més informació sobre el color de marcat més endavant en aquesta lliçó.

    Així mateix, apareix una línia vertical en el marge esquerre al costat de cada frase amb marques de revisió. Es tracta d'un senyal addicional que hi ha canvis en algunes frases.

    Suggeriment Si ho prefereix, el text eliminat pot romandre dins del text en lloc d'en un globus en el marge del document. Veurà com es fa en la pràctica.

    Inserir un comentari

    Documentos5

    Ha realitzat algunes revisions, però li agradaria explicar també per què va eliminar "dotze" en la primera frase. No hi ha problema: inserisca un comentari, que és una anotació que pot agregar al document. Per a açò, col·loque el cursor al final del text que desitja comentar, "nou" en aquest exemple. En la fitxa Revisar, en el grup Comentaris, faça clic en Nou comentari.

    Un globus de comentaris apareix en el marge del document. El text per al qual inclou el comentari, "nou", es ressalta amb el color de la revisió. Escriga el text en el globus de comentaris.

    Pot distingir un globus de comentaris d'un globus de text eliminat mitjançant:

    • El fons de color sòlid del globus de comentaris. Un globus de text eliminat només està acolorit al voltant de la seua vora exterior.
    • L'etiqueta "Comentari" en el globus.
    • Les inicials del revisor en el globus, que indiquen qui va fer el comentari, juntament amb un nombre al costat de les inicials, que permet saber quants comentaris hi ha en el document.

    En la pràctica veurà com es modifica un comentari i com respondre el comentari d'una altra persona.

    Nota    No ha d'activar el Control de canvis per a inserir comentaris. Pot agregar comentaris en qualsevol moment.


    ¿Què ha tocat cada persona en el document?
    Documentos6
    Llamada 1 Veja qui va realitzar un comentari movent el punter del mouse (ratolí) sobre el comentari en el document.
    Llamada 2 Un color per als comentaris de Pilar Pinilla (PP).
    Llamada 3 Un color diferent per als comentaris de Richard Bready (RB).

    Quan més d'una persona revisa un document, tal vegada desitge saber quin revisor va realitzar cada canvi. Ací veurà com saber qui va fer cada canvi.

    Moga el punter sobre el text inserit en el document o sobre els globus de text eliminat en el marge del document. Per a cada revisió, apareixerà Informació en pantalla que mostra el nom del revisor i el tipus de la revisió, com "eliminat" o "inserit." La Informació en pantalla mostra també el text eliminat o inserit.

    Una altra manera de distingir un revisor d'un altre és mitjançant el color. Word assigna automàticament a cada revisor un color de marcat, que veurà quan realitze la seua primera revisió o escriga el seu primer comentari. Per exemple, el seu color pot ser el blau i el color d'un altre revisor pot ser el verd. Per a cercar els seus propis canvis o comentaris, cercaria el marcat blau en tot el document.

    Com es va indicar en l'última secció, pot saber qui va fer els comentaris per les inicials del revisor en cada globus de comentaris.

    Nota: Potser li interesse saber que en desactivar el Control de canvis, no s'eliminen les marques de revisió (ni els comentaris).

    Açò és el que ocorre: totes les marques de revisió realitzades fins al moment romanen en el document, encara que el Control de canvis estiga desactivat. Totes les revisions que realitze a partir de llavors no es marcaran com a revisions.

    Per a llevar les marques de revisió, accepte-les o rebutge-les. Per a llevar els comentaris, elimine'ls. Veurà com es fa a continuació.

     

    Acceptar i rebutjar els canvis 

     Utilitze el botó Acceptar per a acceptar els canvis d'un en un o seqüencialment, o per a acceptar tots els canvis alhora.
     Utilitze el botó Rebutjar per a rebutjar els canvis d'un en un o seqüencialment, o per a rebutjar tots els canvis alhora.
     Utilitze el botó Anterior per a revisar cada element fins a arribar al principi del document.
     Utilitze el botó Següent per a revisar cada element fins a arribar al final del document.

    Quan hagen conclòs les revisions, algú ha de revisar-les i acceptar-les o rebutjar-les. El revisor pot treballar amb les revisions d'una en una o amb totes alhora, i pot llegir els comentaris i després eliminar-los.


    Per a eliminar el marcat, utilitze els botons Acceptar o Rebutjar de la fitxa Revisar, en el grup Canvis, o fa clic amb el botó secundari del ratolí en el document per a acceptar o rebutjar els canvis i eliminar els comentaris. Podrà provar ambdós mètodes en la sessió de pràctiques.

    Quan s'accepten o rebutgen els canvis i s'eliminen els comentaris, el marcat que indica els canvis i els comentaris es llevarà del document. Els canvis acceptats passaran a formar part del document quan es guarde.