Creació i impressió de documents combinats Servei d'Informàtica

Ir a contenido Ir a Estudios, Gobernanza y organización
Logo UA
Realizar búsqueda
Menú
Serveis
Logo Servei d'Informàtica   Servei d'Informàtica
Servei d'Informàtica

Creació i impressió de documents combinats

Objectius:
  • Crear un document principal.
  • Crear i associar un arxiu de dades.
  • Inserir camps de combinació en un document principal.
  • Combinar un document principal i una font de dades.
  • Combinar amb Etiquetes


  •  

    Combinar1

     

    Crear un document principal.

    1. Creu un nou document en blanc i vaja al menú Combinar. Després al quadre combinar i seleccionem pas a pas per l'assistent.
    2. A la dreta apareix el quadre Combinar correspondència i a baix la seqüència de passos.
    3. Triem Crear carta.

     

    Combinar2

     

    4. Prema en Cartes i premem següent pas.
    5. Seleccionem Utilitzar el document actual.

     

     

    Crear i associar un arxiu de dades.

     

    Per a poder combinar necessitarem una font de dades. En aquest cas crearem una base de dades d'Acces 2007, però es pot utilitzar qualsevol font de dades que ben siga una base de dades o bé que tinga l'estructura de taula amb els noms dels camps en la primera fila.

     

    1. Per a crear una font de dades seleccionem "crear una llista nova".
    2. Apareixerà el quadre de diàleg Crear font de dades per a especificar els noms dels camps que formaran part de l'arxiu. Premem el botó PERSONALITZAR COLUMNES I suprimir aquells que no es necessiten i afegir els que siguen necessaris. Per a suprimir un camp, primer caldrà seleccionar el nom del camp i prémer a continuació en el botó Esborrar.
    4. Per a afegir un camp nou, cal teclejar el nom en el quadre Nomene de camp i a continuació prémer en el botó Agregar camp.

    Deixarem:

    TRACTAMENT

    NOM

    COGNOMS

    NOM DE L'ORGANITZACIÓ

    ADREÇA

    CIUTAT

    CODIGO POSTAL

    TELEFONO

    EMAIL


    5. Prema en el botó Acceptar.
    6. Introduïsca les dades de diverses persones.

    7. Prema acceptar i guarde la font de dades.

     

    Combinar3

    8. Si ho desitja pot tornar a agregar nous registres.
    9. Una vegada que haja introduït tots els registres de dades, prema en el botó Acceptar.

    10. Podem establir una sèrie de filtres perquè combine només amb aquells que vulguem (no de tots).

     

    Combinar4

     

    Inserir camps de combinació en un document principal.

    1. En la barra d'eines de Combinar correspondència, prema en el botó Inserir camp combinació. Apareixerà en la pantalla una llista dels noms de camp.
    2. Prema en el nom de camp que desitge i aquest quedarà inserit en el document. Procedisca de la mateixa forma amb la resta dels camps que desitge combinar.

     

    Combinar5

    Combinar un document principal i una font de dades.


    1. Per a dur a terme la combinació i guardar els resultats en un nou arxiu, prema en botó Vestisca prèvia d'impressió i després Següent, complete la combinació.

     

    Existeix la possibilitat de retocar cada carta de forma individual. També podrem combinar directament sobre impressora.

     

     

    Combinar amb Etiquetes

     

    Per a crear una combinació amb etiquetes, cal seleccionar Etiquetes en iniciar la combinació, seleccionar la grandària de l'etiqueta i finalment situar els camps en la primera etiqueta, després prémer a actualitzar tot el document (perquè el contingut de l'etiqueta s'estenga a la resta) i finalment acabar la combinació.