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Solicitud de servicio de videoconferencia

Al formulario para la solicitud de videoconferencias se accede desde Vértice en UACloud.

La solicitud de una videoconferencia es un proceso que tiene dos pasos. En el primer paso, se introduce la información referida a la Universidad Alicante (título, contacto, fechas, usuarios, salas…), mientras que en el segundo paso se completa la información referida a los participantes del otro extremo de la videoconferencia.

Paso 1

  1. En primer lugar, han de aceptarse las condiciones de uso del servicio de videoconferencia. Para ello se hace clic sobre el botón de condiciones de uso. Éste pasará a mostrar la palabra SÍ, lo cual significa que se han aceptado tales condiciones. Sin este paso, no se puede proseguir con la solicitud.
  2. A continuación, se muestra el correo electrónico UA del solicitante.
  3. En este paso, se introduce el título de la videoconferencia y un pequeño resumen.
  4. A continuación, se introducen los números de teléfono móvil de contacto y/o la extensión telefónica interna. Este es el teléfono con el cual nos ponemos en contacto para los detalles de la videoconferencia.
  5. En este apartado, se introduce la fecha la videoconferencia, así como su hora de inicio y hora de finalización estimada.
  6. Si van a estar involucrados más usuarios de la Universidad Alicante en la videoconferencia, estos han de especificarse en este apartado mediante sus correos electrónicos separados por comas.
    Paso 1 de 3
  7. Si se trata de una videoconferencia para la defensa de una tesis doctoral organizada por la Universidad de Alicante, se debe marcar este apartado.  En este caso, EDUA tiene una normativa al respecto para que la defensa sea válida. Esta normativa se puede encontrar aquí: https://edua.ua.es/es/informacion/tesis-doctoral/lectura-de-una-tesis-de-forma-no-presencial.html
  8. En el siguiente apartado, se indica si la videoconferencia está organizada por el solicitante o bien si se asiste de invitado de otra entidad externa.
  9. A continuación, se especifica el tipo de videoconferencia. Existen tres tipos de videoconferencia:
    1. Videoconferencia con equipo profesional H323/SIP.
      Esta es la opción preferente puesto que se trata de infraestructura profesional dedicada a la videoconferencia lo cual asegura un nivel de calidad de video y audio óptimos.
    2. Adioconferencia.
      En este caso, la conferencia se realiza sólo por medio de voz, utilizando para ello micrófonos y altavoces de mesa que permiten conectar las conversaciones de un grupo de personas reunidas con un usuario remoto.
    3. Videoconferencia de escritorio.
      Este es un tipo de videoconferencia que conecta ordenadores personales mediante altavoces y micrófonos o auriculares. Puesto que no es un sistema confiable, no se espera que el servicio tenga una calidad garantizada, ya que depende de la cogestión de la red y del tipo de conexión del ordenador (wifi/cableada). Este tipo de videoconferencias se puede realizar desde dos tipos de salas:
      - Sala de reuniones del Servicio de Informática. En estas salas, se encuentra un ordenador con el software instalado (Skype, Google Hangouts…) y equipamiento audiovisual (cámara, micrófono y altavoces). Antes de la fecha de videoconferencia, el solicitante se encarga de gestionar en su cuenta a los participantes y realizar pruebas previas para comprobar disponibilidad, compartir pantalla si es necesario y calidad de vídeo y sonido. Una vez que llegue a la sala de videoconferencia, se dará de alta con su usuario y contraseña en el ordenador de la sala, con lo que aparecerán todos sus contactos. No se puede traer el ordenador personal ya que no se conectará a altavoces, micrófono y cámara.
      - Otras localizaciones (despachos, salas públicas…) En este caso, se presta equipamiento audiovisual (auriculares, webcam, portátil) si el solicitante no dispone de él. Igual que el caso anterior, la gestión de usuarios es competencia del solicitante.
      Paso 2 de 3
  10. Para finalizar, se introduce el número de asistentes locales. En función del número, se puede elegir entre cuatro salas:
    1. Sala de reuniones pequeña del Servicio de Informática (6 personas)
    2. Sala de reuniones grande del Servicio de Informática (10 personas)
    3. Aula 12 del edificio Taller de Imagen (30 personas)
    4. Aula E21 del edificio Aulario 2 (40 personas)
  11. El último apartado es opcional y permite que el usuario indique cualquier comentario al respecto de la solicitud.
    Paso 3 de 3

Con este primer paso, se da de alta la solicitud de videoconferencia y el solicitante recibirá un correo electrónico indicando la recepción correcta de tal solicitud. A continuación, se ponen en marcha los procedimientos para la confirmación de la videoconferencia y de nuevo, el solicitante recibirá un correo electrónico cuando se confirme. También recibirá emails cuando se confirmen pruebas de videoconferencia relacionadas con esta misma solicitud así como al cierre de la misma.

Si ya se conoce la información de alguno de los participantes externos (ponentes, técnicos…), se puede cumplimentar el paso 2. No hace falta conocer los datos de todos los participantes, sino que se puede ir añadiendo a posteriori. Si no se conoce nada aún de los participantes externos, se deja la cumplimentación del paso 2 para más adelante.

Paso 2

Una vez que se han establecido los parámetros locales (título, participantes, salas,...), se debe cumplimentar información de los participantes externos mediante el botón correspondiente. Para cada participante, se requieren los siguientes campos:

  • Tipo de participante
  1. Técnico: es el responsable técnico encargado de coordinarse con los técnicos locales para que la videoconferencia se efectúe sin incidencias.
  2. Organizador: es la persona que organiza el evento en el otro extremo. Por lo general, se coordina con el personal técnico, ponente o asistente, así como otros interesados.
  3. Asistente/Ponente: es la persona que asiste a una videoconferencia o bien que da una charla o conferencia actuando como ponente, todo ello en el sitio remoto.
  4. Interesado: son otras personas involucradas en el evento y que desean ser informadas para desarrollar su labor, tales como gestores, colaboradores, etc.
  • Nombre
  • Email
  • Teléfono y extensión
  • Observaciones

 Paso%202

Recuperar los datos de una videoconferencia realizada

Para los casos en los que se realizan videoconferencias regulares, es posible recuperar los datos de otras sesiones anteriores. Para hacer esto, tan solo hemos de pulsar el botón "Crear nueva a partir de otra solicitud". De este modo, recuperamos todos los datos generales de la videoconferencia y sólo hay que cumplimentar los campos que van a varíar respecto a la sesión anterior:

  • Título y resumen (si procede)
  • Fecha y hora de la videoconferencia
  • Más usuarios UA (si procede)

Tanto en el título y resumen, como en los usuarios UA, por defecto aparecerán los contenidos de la sesión anterior para dar la opción de mantener o modificar los valores a discreción.

Modificar videoconferencia

 

 

 

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