Preguntas frecuentes videoconferencia de escritorio

Preguntas frecuentes videoconferencia de escritorio

¿Qué equipamiento necesito?

  • Un ordenador potente, ya sea portátil o de sobremesa (con menos 6 años de antigüedad).
  • Una conexión rápida a internet, por cable o por fibra. Evitaremos wifi.
  • Cascos aunque sean los del móvil. Oiremos mejor al resto de participantes y evitaremos efectos molestos de audio como ecos y realimentaciones. Recomendamos cascos USB.
  • ¿Y si no tengo WEBCAM? En esta página web puedes encontrar una forma de usar la cámara de tu móvil como webcam para tu ordenador (portátil o de sobremesa): https://si.ua.es/es/videostreaming/si-no-tienes-webcam-disponible.html

¿Qué pasa con la protección de datos?

Si piensas grabar tu videoconferencia y en ella participa más gente a parte de ti, recuerda que has de seguir la normativa en cuestión de protección de datos que puedes encontrar en esta web: https://dpd.ua.es/es/plan-de-continuidad-de-la-docencia.html Se trata de indicar al comienzo de la sesión que:

  • La sesión va a ser grabada para facilitar el acceso a su contenido posteriormente.
  • Los asistentes que desean no ser visualizados por el resto de participantes, desconecten webcam y micrófono.
  • Queda prohibida la grabación de la sesión (toda o parte de ella) así como su reproducción o difusión posterior sea cual sea el medio o dispositivo utilizado.

¿Qué programas puedo utilizar para realizar videoconferencias?

Google Hangouts Meet

Microsoft Teams

Webex Meetings

Webex Events

Google Hangouts Meet

  • ¿Cómo accedemos? A través de UACloud>Servicios Externos>Google . Luego entramos en la cuenta usuario@gcloud.ua.es; y en la parte derecha encontramos la aplicación Meet .
  • ¿Necesitan los invitados tener cuenta de GCloud? No. No es necesario. Sólo nosotros como organizadores de la sesión tenemos que tener cuenta activa en GCloud -> UA. Con el enlace recibido generado por nosotros es suficiente para acceder
  • ¿Cómo iniciamos una reunión? Hay 2 formas:
    • En Iniciar o unirse a una reunión , ponemos el nombre de la reunión que consideremos oportuno e invitar, introduciendo su correo electrónico , a los participantes que queramos.
    • Mediante el Calendario de Google , creamos una cita del tipo "Hangouts Meet". Podemos añadir invitados o copiar el enlace a la reunión y distribuirlo como queramos. El enlace generado no caduca y se puede usar tantas veces como queramos.
  • ¿Cuántos participantes pueden acceder a la reunión simultáneamente? 100
  • ¿Qué tienen que hacer los participantes invitados?   Tan solo han de hacer clic en UNIRSE A LA REUNIÓN , que les aparece en el correo que reciben.
  • ¿Cómo comparto contenidos? En la parte inferior derecha Presentar ahora .
  • ¿Puedo grabar la reunión? Sí. Para hacerlo hay que pulsar en "Iniciar Grabación" desde el menú con 3 puntos "..." de la esquina inferior derecha. el archivo se guardará en el Google Drive de la cuenta correspondiente. Sólo se queda la grabación el organizador de la reunión (no los participantes). Sigue el procedimiento descrito en este  enlace .
  • ¿Puedo enviar el audio que escucho en mi ordenador? Sí. Sigue el procedimiento descrito en este  enlace .
  • ¿Puedo ver a todos los participantes al mismo tiempo y con el mismo tamaño?  Sí, existe una extensión para Google Meet que consigue justo este efecto. Puedes encontrarla junto con las instrucciones de instalación en este enlace .
  • ¿Puedo pasar lista? Sí. Necesito instalar la extensión Meet Attendance en Google Chrome. Puedes encontrarla junto con las instrucciones de instalación en este enlace .
  • ¿Puedo cambiar de propietario una reunión?  Sí, desde Google Calendar, habiéndonos validado con nuestra cuenta de gcloud.ua.es. Sigue el procedimiento descrito en este enlace .
  • ¿Qué ocurre si el organizador se queda sin red durante una sesión?
    • La reunión continúa y nadie resulta expulsado de la sala.

    • Si nuevos participantes externos intentan unirse en ese intervalo de tiempo habrán de esperar a que el organizador se reconecte y les de paso. Los del dominio del organizador pueden seguir uniéndose sin autorización expresa.
    • Si hay una grabación en curso esta continuará en tanto el organizador no lo decida o todos los participantes abandonen la reunión.

  • ¿Puedo emitir mi videconferencia por videostreaming a través de Google Meet?
    • Sí. Al crear la reunión en Google Calendar, donde obtendremos la dirección de la reunión y donde invitaremos a los participantes, podremos indicar que se va a emitir por videostreaming, y nos dará una URL que se la podremos dar a quien queramos para que siga la videoconferencia en directo sin necesidad de entrar a ella.
    • Se seguirán los siguientes pasos.
  • ¿Puedo admitir a cualquier persona que tenga la dirección de mi sala sin tener que confirmarlo? Sí. Para ello siga los siguientes pasos.
  • ¿Puedo evitar que los participantes de la reunión puedan compartir la pantalla? Sí. El procedimiento será el siguiente.
  • Infografía de uso (manual de uso rápido) :

Microsoft Teams

  • ¿Cómo accedemos? A través de UACloud>Servicios Externos>Office 365 . Luego entramos en la cuenta usuario@mscloud.ua.es. Hacemos clic sobre Teams y ya estamos en la aplicación
  • ¿Cómo iniciamos una reunión? En calendario creamos la reunión e, introduciendo los correos electrónicos de los participantes, estos recibirán la invitación con el enlace para unirse a la reunión.
  • ¿Necesitan los invitados tener cuenta de MSCloud? No. No es necesario. Sólo nosotros como organizadores de la sesión tenemos que tener cuenta activa en MSCloud -> UA. Con el enlace recibido generado por nosotros es suficiente para acceder.
  • ¿Qué tienen que hacer los participantes invitados?   Tan solo han de hacer clic en Join Microsoft Teams Meeting , que les aparece en el correo que reciben. Si nunca han estado en una sesión de Teams deberán descargar e instalar la aplicación que les indicará el navegador.
  • ¿Cómo comparto contenidos? En Compartir, el símbolo justo al lado del micrófono, podemos seleccionar la ventana que queramos compartir.
  • ¿Puedo grabar la reunión? Sí, el archivo se aparecerá en el Chat  de la  reunión .
  • ¿Puedo enviar el audio que escucho en mi ordenador? Sí, una vez que he compartido mi escritorio/aplicación, aparece un icono llamada "Compartir audio local". Activándolo envío el audio de cualquier video o web que tenga abierta en mi ordenador al resto de participantes remotos.
  • Más info  y vídeo con ayuda
  • Uso de Microsoft Teams para Eventos y Congresoshttps://si.ua.es/es/videoconferencia/microsoft-teams-para-congresos-y-eventos/uso-de-microsoft-teams-para-webinars.html

Webex Meetings

  • ¿Como puedo solicitar una cuenta de Cisco Webex? Esta herramienta está configurada y dimensionada para dar servicio de videoconferencia en situaciones como congresos, tribunales de selección, lecturas de tesis por videoconferencia, etc. pero no para el entorno docente. En caso de estar en una de estas situaciones, solicitaremos la activación de la cuenta al Servicio de Informática a través de la dirección de correo videoconferencia@ua.es. Indicaremos nuestros datos, en qué escenario va a usarse la cuenta y una dirección de correo institucional de la Universidad (no dirección de correo personal). 
  • ¿Cómo accedemos? Una vez tengamos activa la cuenta, la activaremos de esta manera. La dirección de acceso a Webex UA es: https://ua1.webex.com
  • ¿Necesitan los invitados tener cuenta de Webex? No. No es necesario. Sólo nosotros como organizadores de la sesión tenemos que tener cuenta activa en Webex UA (la generada en el punto anterior). Con el enlace de nuestra sala o bien de una reunión planificada por nosotros será suficiente para acceder a través del navegador o bien desde la aplicación instalada (disponible para Windows, Mac, que se podrán descargar cuando entren a la reunión y terminales móviles, App Store y Google Play).
  • ¿Cómo es el funcionamiento general de Webex? En este enlace tiene una completa información.
  • ¿Cómo iniciamos una reunión? Hay 2 formas:
    • En Iniciar una reunión, directamente abriremos nuestra sala personal. En el desplegable podemos seleccionar que se inicie desde el entorno web o desde la aplicación de escritorio.
    • Mediante el botón Planificar, donde indicaremos los parámetros de nuestra reunión, añadiremos los emails de los participantes y, una vez creada, les será enviado un correo con los datos de la misma y el enlace para unirse.Para más información puede acudir a este enlace
  • ¿Puedo disponer de una sala permanente para que mis alumnos tengan facilidad de acceso? Sí. Como vimos en el primer punto de esta ayuda, al confirmar nuestra cuenta de usuario, tenemos nuestra sala personal siempre activa y permanente. También podemos crear tantas salas como queramos y que queden permanentes. Aquí indicamos cómo hacerlo.
  • ¿Puedo crear reuniones en las que los participantes tengan que rellenar un formulario de registro y yo decida quién tiene acceso? Sí. Será muy útil si queremos controlar quién puede acceder y quién no. Aquí está descrito el procedimiento.
  • ¿Cuántos participantes pueden acceder a la reunión simultáneamente? 1000
  • ¿Qué tienen que hacer los participantes invitados? Tan sólo deben pinchar sobre el enlace recibido. En este enlacetiene mayor información al respecto.
  • ¿Cómo comparto contenidos? En la parte inferior con el botón de Compartir, como se puede ver en este enlace.
  • ¿Puedo compartir un vídeo o audio y que suene el sonido local de mi ordenador? Sí. Es una de las ventajas de Webex UA. De esta forma los asistentes verán sincronizados el vídeo y el audio con muy buena calidad. Es posible hacerlo desde la Aplicación y desde Google Chrome. La forma de hacerlo será la siguiente.
  • ¿Puedo grabar la reunión? Sí. Si se realiza desde el entorno Web se grabará en los servidores en la nube de Webex y luego podrá ser extraída desde nuestra cuenta en el epígrafe grabaciones. Si se realiza desde la Aplicación, tenemos también la opción de guardarla en el ordenador local directamente. Para mayor información pulse este enlace.
  • ¿Cómo extraigo las reuniones que haya grabado con Webex UA? Dentro del entorno de usuario está el apartado Grabaciones, donde se dispondrán de todas las que hayamos efectuado en la nube y podremos, descargarlas, compartirlas, eliminarlas ... Una vez descargadas es recomendable subirlas a nuestro Vértice del Campus Virtual por si queremos publicarlas o bien almacenarlas y tenerlas siempre bien localizadas y ordenadas.
  • ¿Puedo cambiar de organizador una reunión?  Sí. Al planificar la reunión se pueden incluir más organizadores. Dentro del panel de reuniones podremos entrar a cualquiera y editando la reunión, desde las opciones avanzadas permitir que cualquier organizador de Webex UA (es decir, que tenga cuenta activa de organizador) pueda ejercer de organizador.

Organizador alternativo

  • ¿Puedo emitir por Videostreaming mis reuniones o eventos con Webex UA? Sí. Desde la aplicación se han de seguir los siguientes pasos.
  • ¿Cómo puedo admitir a los participantes que están esperando en el Lobby de mi reunión o moverlos al lobby si es necesario? Para ello, deberá seguir los siguientes pasos.
  • ¿Cómo puedo silenciar o cancelar a un participante en una reunión? Para ello, deberá seguir estos pasos.
  • ¿Cómo puedo silenciar o cancelar silencio a TODOS los participantes de una reunión? Para ello, deberá seguir estos pasos.
  • ¿Puedo obtener informes de mis reuniones? Sí, para ello siga estas instrucciones.
  • ¿Puedo cambiar mi idioma a mi entorno de Webex? Sí, para conseguirlo siga esta guía.

 

Webex Events