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Recomendaciones para mantenimiento de ficheros de Vértice

Estimado PDI y PAS de la Universidad de Alicante:

Ante el crecimiento de los archivos almacenados en Vértice, hemos detectado que sería muy conveniente que, como usuarios de nuestro servicio, se revisasen los contenidos que se tienen almacenados para una mejor catalogación y accesibilidad a los usuarios.

Es muy importante hacerlo ya sean retransmisiones en directo o grabaciones de videostreaming, grabación de Píldoras Formativas (PUAs), vídeos o audios que los profesores suben para su posterior uso docente.

Indicar que las solicitudes de cualquiera de nuestros servicios de la Unidad de Multimedia en Red han de ser efectuadas por el Organizador con su cuenta de Vértice, o en su defecto, con la Cuenta Institucional del Departamento o Facultad al que pertenezca el acto o evento. Es frecuente que se solicite al PAS la gestión de las solicitudes, pero hay que tener en cuenta lo descrito. Ése es el primer paso para que la catalogación de los ficheros estén asignadas a su propietario real. La Organización es la que debe proporcionar la información detallada de cada evento y que ahora explicaremos.

El campo RESUMEN de la solicitud es esencial. No basta con copiar el Título del Evento, es necesario hacer un pequeño resumen de la actividad, ya que esto ayudará a posicionarse mejor los materiales audiovisuales en la red.

Compo podéis ver, en cualquiera de estos ficheros que se generan, existe una información adicional de cada archivo que es muy conveniente que sea bien rellenada por el usuario propietario, ya que esto permitirá:

  • Una buena CATALOGACIÓN: lo que hará que nuestro repositorio de archivos esté bien ordenado, lo que nos facilitará su gestión y posterior puesta a disposición a los usuarios finales.
  • Una mejor VISIBILIDAD EXTERIOR: los contenidos que sean visibles PÚBLICAMENTE (en las diferentes modalidades que ofrece Vértice), con una correcta información adicional a los archivos, permitirá su mejor posicionamiento y visibilidad a través de los buscadores de contenidos de la red. Muchas veces los contenidos quedan en el olvido y seguro existen usuarios interesados en ellos. En este momento, también es importante indicar que publicar los mismos en nuestras redes sociales (departamentales o de facultades) facilitará su difusión. En el caso de los videostreamings, sería conveniente hacerlo antes y después del DIRECTO.

La información adicional que os proponemos que reviséis de todos vuestros archivos son:

  • Colecciones: El hecho de tener nuestros materiales bien clasificados en Colecciones, nos permite proporcionar al espectador final una información mucho más estructurada y en un sólo acceso a través de un enlace. Ofrece una mejor imagen y facilidad de acceso a los contenidos. Muy útil para acontecimientos de varios sesiones o que se vayan repitiendo en el tiempo de contenidos de la misma temática. Es aconsejable utilizar un nombre diferente para cada una de ellas, además de que aunque un evento se repita anualmente, crear una colección por cada año. Éste sería un ejemplo.
  • Ramas de conocimiento: La temática escogida del vídeo ha de ser real a su contenido. Como Ramas tenemos Artes y Humanidades, Ciencias de la Salud, Ciencias Sociales y Jurídicas e Ingeniería y Arquitectura. Además es conveniente revisar con el ponente o actores de los vídeos si los contenidos pueden solaparse en más de una de estas ramas de conocimiento.
  • Palabras Clave: Es conveniente que tengan afinidad e intenten decir lo máximo del contenido del material multimedia. Estas palabras son las que luego los buscadores tendrán en cuenta para ofrecer resultados ante las búsquedas de los usuarios en internet. Por lo tanto han de ser colocadas con mimo y, siempre en colaboración con la organización del evento, consiguiendo de esta forma un mejor acceso.
  • URL complementaria: Si nuestros contenidos están relacionados con otras URLs donde esté la información del evento, o sean de utilidad al mismo, es muy importante colocarlas en la información adicional del fichero, ya que complementan la información de nuestros materiales, lo cual es altamente útil para la comprensión de las personas que accedan a nuestros contenidos.
  • Lugares de publicación: En este momento hemos de preguntarnos si es suficiente con la Visibilidad Privada o Pública que hayamos elegido para nuestro fichero, o si por el contrario, una vez dada Visibilidad Exterior, podría ser relevante colocarlo en más canales de comunicación al exterior que la Universidad de Alicante nos proporciona.
  • Usuarios propietarios de los contenidos: Es importante que si el material multimedia no corresponde a una persona, que simplemente ha solicitado la grabación del evento, éste sea asignado al usuario institucional que lo requirió. Como sabemos los usuarios de Vértice pueden ser PAS o PDI individuales, o pueden ser usuarios departamentales o de Facultad. Es muy importante mantener bien esta clasifificación.
  • Actores: Es muy recomendable que se incluyen los nombres y apellidos de las personas que participen en las ponencias, ya que es muy común que en los buscadores se busquen contenidos a través del nombre del ponente en cuestión, además, por supuesto del título del evento, pero este último suele car más en el olvido. La gente recuerda quién dio la charla o ponencia, no cómo se llamaba la misma.

Toda esta información os la deben proporcionar los usuarios, actores o ponentes que os hayan solicitado el servicio, y siempre dentro de las condiciones de uso de Vértice.

¿Nos echáis una mano para mejorar el Repositorio Institucional de Vértice de la UA? La gran beneficiada será la Universidad de Alicante.

Ante cualquier duda, siempre os podéis poner en contacto a través de nuestra cuenta institucional vertice@ua.es

¡Gracias por vuestra ayuda!

Servicio de Informática - Vértice


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