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Circular sobre cesión de datos de carácter personal y ejercicio de los derechos de rectificación y cancelación

Con el objeto de dar cumplimiento a lo que establece la LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, respecto a la cesión de datos y al ejercicio de los derechos de rectificación y cancelación, se estima necesario recordar y aclarar algunos aspectos básicos recogidos en la citada norma, así como establecer el procedimiento a seguir.

1.- QUÉ SON DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Son datos de carácter personal cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables, información que podría ser numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo.

2.- QUÉ ES CESIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y REQUISITO PARA LA COMUNICACION DE LOS DATOS

Por cesión o comunicación de datos se entiende toda revelación de datos de carácter personal realizada a una persona, física o jurídica, distinta del afectado. 
Como principio general, la cesión o comunicación de datos requiere el consentimiento del afectado. No obstante, no se precisaría consentimiento cuando la comunicación de los datos se produce entre las unidades de un Organismo o Ente Público, que previamente los habría recabado para el ejercicio de sus funciones, cuando la cesión sea a otras Administraciones Públicas para el ejercicio de competencias que no sean diferentes o versen sobre materias distintas y en los demás casos que establece la Ley Orgánica referenciada en su art. 11.2. 
La cesión de datos especialmente protegidos que revelen la ideología, religión, creencias, origen racial o vida sexual sólo podrán ser comunicados con el consentimiento expreso del afectado.

3. DERECHOS DE RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN

Si los datos de carácter personal resultan ser inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, el afectado podrá pedir del responsable del fichero la rectificación o, en su caso, la cancelación de los mismos. También podría solicitarse la cancelación de los datos cuando se trate de revocación del consentimiento previamente otorgado, si ésta resulta procedente. 
  
Las solicitudes de rectificación deberán indicar el dato que es erróneo y la corrección a realizar, debiéndose acompañar la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma dependa exclusivamente del consentimiento del afectado. 
En las solicitudes de cancelación, el interesado deberá indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los supuestos en que la revocación proceda, o si se trata de un dato erróneo o inexacto, en cuyo caso deberá acompañar la documentación justificativa. La cancelación no procederá cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del afectado o de terceros o cuando existiese una obligación de conservar los datos.

4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR ANTE PETICIONES DE CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS Y PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN

Con la finalidad de que pueda analizarse la procedencia o no de una cesión o comunicación de datos, así como, en su caso, de una rectificación o cancelación de los datos de carácter personal  existentes en un determinado fichero, todas las solicitudes deberán dirigirse al Servicio Jurídico de esta Universidad, según el modelo establecido al efecto.

Informada por el Servicio Jurídico la solicitud, el Gerente de la Universidad dictará la resolución que proceda.

Si se trata de peticiones de cesión de datos, resueltas favorablemente, Gerencia comunicará al peticionario la decisión adoptada y, a la vez, remitirá copia de la resolución al encargado del tratamiento del fichero correspondiente para que transfiera los datos requeridos al interesado. En la resolución del Gerente se recordará expresamente que los datos cedidos sólo podrán ser utilizados para las finalidades para las que se hubieran solicitado y, además, el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos. 
En los casos de peticiones de cesión de datos, resueltas desfavorablemente, Gerencia dirigirá escrito a los peticionarios comunicando la resolución adoptada.

En los supuestos de solicitudes de rectificación o cancelación, resueltas favorablemente, Gerencia comunicará al peticionario la decisión adoptada y transmitirá a los encargados de los tratamientos de los posibles ficheros afectados el acto dictado, para que, en los plazos preceptivos, procedan en consecuencia. Los encargados de los tratamientos, una vez rectificados o cancelados los datos,  lo comunicarán a Gerencia de forma inmediata para su debido conocimiento. 
Las solicitudes de rectificación o cancelación, resueltas desfavorablemente, serán notificadas por Gerencia a los interesados.

Alicante, 10 de enero de 2003.

EL GERENTE

 

Fdo: Rafael Carrillo Paños

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