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Actas

Permite la inserción de calificaciones con firma digital
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Actas ordinarias

 En esta opción se muestran las actas que se pueden calificar. Al seleccionar la asignatura, se accede a la pantalla de inserción de notas.


Si cree que falta algún acta, confirme con la secretaría de su departamento que la asignación es correcta.

 

 Los datos que se muestran de cada acta son:

  • Año académico.
  • Tipo de estudio: 1º Y 2º ciclo, Doctorado o Estudios Propios.
  • Asignatura: Código y nombre.
  • Grupo: Código y nombre
  • Convocatoria: en la que se va a calificar el acta.

    C1: Pruebas extraordinarias de finalización de estudios (diciembre).
    C2: Pruebas ordinarias para asignaturas 1er. cuatrimestre/semestre.
    C3: Pruebas ordinarias para asignaturas 2º cuatrimestre/semestre y anuales.
    C4: Pruebas extraordinarias para todas las asignaturas.

  • Orden: Número de orden del acta.
  • El orden cero corresponde a las actas ordinarias.
  • Los números de orden superiores corresponden a convocatorias de gracia que han de ser otorgadas por normativa. 

  • Fecha: de apertura del acta.
  • Estado: abierta o cerrada por el profesor.

 

Calificación del acta

 En cada línea aparecen los datos del/la estudiante y una caja de texto para introducir la nota numérica.

 


La lista desplegable sólo debe ser utilizada para poner NO PRESENTADO o MATRÍCULA DE HONOR.


 Es necesario Guardar Cambios para que las calificaciones se guarden permanentemente.

 Es posible que al guardar los datos se produzca un error de validación de datos (p. ej.  una nota numérica de 7 y una calificación de Matrícula de Honor). Aparecerá un mensaje informando de la causa del error. Al pulsar el botón Volver aparecerán en color rojo los valores erróneos. Se debe corregir y volver a guardar los datos.

 ¿Qué significan las columnas que aparecen en esta pantalla?

  • Alumno: DNI/NIE y nombre.
  • Tipo asignatura: Tipología de la asignatura para cada estudiante.
  • Convocatoria: Número de convocatorias consumidas por el/la estudiante.
  • Nota: Calificación numérica.

    En la cifras decimales debe utilizar el punto (.) para separar la parte entera y la decimal.
    La calificación sólo puede expresar un decimal (acceso a normativa).
    Si utiliza el fichero excel para subir las calificaciones, consulte el siguiente apartado de esta ayuda.

  • Calificación: Calificación literal. Está lista desplegable sólo debe ser utilizada para poner NO PRESENTADO o MATRÍCULA DE HONOR.
    Normativa sobre Matrículas de Honor.

  • Inc : El/la estudiante presenta una incompatibilidad con otra asignatura.
  • Bloq.: El expediente está bloqueado.

Calificación de actas ordinarias mediante fichero Excel

 Es posible calificar  un acta mediante un fichero Excel (xls).

 Para descargar las líneas de acta a un fichero Excel, debe pulsar el botón Cargar/Descargar fichero. Aparecerá una ventana en la que deberá escoger guardar el fichero o abrirlo directamente. Cualquiera de las dos acciones dará como resultado un fichero Excel con las líneas del acta en la que se encuentre actualmente.

  No obstante puede utilizar un fichero Excel (formato xls) que contenga estas cuatro columnas:

  • Columna 1: Nombre alumno.
  • Columna 2: Número de identificación (recuerde, sin letra de NIF).
  • Columna 3: Nota numérica.

    Si ha trabajado durante el curso con un fichero propio, asegúrese de que el valor que va a subir ha sido redondeado (función REDONDEAR), para garantizar un único decimal (acceso a normativa).

  • Columna 4: Calificación del alumno. Corresponde a la calificación literal.

Deje esta columna en blanco. Sólo debe ser utilizada para poner NO PRESENTADO o MATRÍCULA DE HONOR, utilizando esta nomenclatura:

- Matrícula de Honor: MH
- No presentado en planes antiguos, másteres antiguos y doctorado: NP
- No presentado en grados y másteres nuevos: SP

 


El fichero Excel puede contener más alumnos de los que corresponden al grupo.

El sistema insertará las notas que correspondan al grupo e informará de las que no ha podido insertar.

De esta forma pueden cumplimentarse sucesivamente los distintos grupos de una asignatura con un único fichero.

 

 Si trabaja con ficheros .xlsx no olvide guardarlos como .xls

 Mediante el botón Examinar, debe seleccionar el fichero ubicado en un directorio local. Después se debe pulsar el botón Calificar .

 Si la calificación es correcta aparecerá una pantalla que lo indica. Se debe pulsar el botón Volver para regresar a la pantalla de calificación   de actas.

 Si se producen errores en la calificación de alguna línea de acta aparecerá una pantalla donde se detallarán los errores, identificando cada línea de acta con el DNI y el nombre del/la estudiante. Las líneas de acta que no hayan tenido errores se grabarán, es decir, que solo habrá que calificar, la próxima vez, las líneas de acta que hayan sufrido error. 


¿Por qué no puedo calificar a un/a estudiante?

 Esta herramienta permite identificar la causa por la que no aparece un/a estudiante en una determinada acta o por la que no se puede calificar (p. ej. porque no está matriculado/a en ese grupo, porque no está matriculado/a en la asignatura, porque la matrícula ha sido anulada o tiene el expediente bloqueado).  

  Se debe buscar al estudiante para obtener información sobre la causa.

 Hay que introducir en el formulario alguno de los criterios de búsqueda.

 La mejor opción de búsqueda es, si se conoce, el documento.

 Si se introduce el nombre, aparecerá una lista de estudiantes con ese nombre. Seleccionando a una persona se mostrará la causa por la que no se muestra o que impide la calificación. 

 Si aparece un mensaje que indica que hay muchos estudiantes con los datos introducidos, por favor, restrinja la búsqueda. 

 Si los datos introducidos no coinciden con ningún estudiante, aparecerá un mensaje indicándolo.

 

Cierre del acta

 El cierre del acta hace definitivas las calificaciones de la misma y es un requisito previo indispensable para su firma.

 Al Cerrar Acta aparecerá una ventana de alerta preguntando si está seguro/a. Si pulsa OK el acta se cerrará.

 Para que un acta se pueda cerrar es necesario que todas las líneas de ese acta estén calificadas.

 Para modificar calificaciones en un acta cerrada, debe dirigirse a la secretaría del Centro responsable del plan de estudios al que pertenezca la asignatura.

  Horarios, datos de contacto y webs de los Centros .

 

Estadísticas

 Recoge el número y el porcentaje de estudiantes por calificación.

 Los datos que muestra esta pantalla son los siguientes:

  • Calificación.
  • Porcentaje: De estudiantes que han obtenido cada calificación.
  • Nº Alumnos: Que han obtenido cada calificación.
  • Totales.
  • Total incompatibles: Nº de líneas de acta con calificaciones incompatibles.


Calificación y cierre de actas individuales

 Las actas individuales se generan para los grupos de asignatura de duración indefinida. Esta característica es determinada por el Centro responsable del estudio al que pertenece la asignatura.

 Estas actas tienen una gestión separada del resto de asignaturas: no requieren de una apertura centralizada previa y se trata de actas que contienen a una sola persona (p. ej. actas de proyecto fin de carrera).

 Calificar un acta individual requiere realizar una búsqueda. La búsqueda se puede realizar por estudiante y asignatura o  bien sólo por asignatura para poder recuperar varios estudiantes a calificar.

 Para buscar actas individuales debemos introducir algún criterio de búsqueda en el bloque "Datos personales", en el bloque "Datos de la asignatura" o en ambos.

 Esta es la pantalla principal de calificación de las actas individuales.

 En la tabla inferior de la página aparecen las actas de los/as estudiantes. En cada línea aparecen datos asociados al/la estudiante además de una caja de texto para introducir la nota numérica y unas listas desplegables para seleccionar el año de calificación, la convocatoria y la calificación. En el campo Nota se debe introducir la notas numérica. Esta nota, si admiten números decimales, deberá contener un punto (.) para separar la parte entera y la parte decimal.

 En el campo año de calificación se debe introducir el curso académico en el que surtirá efecto la calificación introducida. 

 En el campo Conv. se deben introducir la convocatoria en la que surtirá efecto la calificación introducida.

 En el campo Calificación se deben introducir las calificaciones de cada alumno seleccionando un valor de la lista. Este campo se puede dejar en blanco, salvo si la calificación literal no lleva aparejada ninguna calificación numérica, como por ejemplo, en el caso del No presentado.

 Es necesario pulsar el botón Guardar Cambios para que las calificaciones se guarden permanentemente. Es posible que al guardar los datos se produzca un error de validación de datos de las calificaciones introducidas. Si sucede esto, aparecerá un mensaje informando de la causa del error. Al pulsar el botón Volver aparecerán en color rojo los valores introducidos en los campos Nota y Calificación de los registros erróneos. Se debe corregir y volver a guardar los datos. Esto sucederá hasta que todos los registros sean correctos.

 

 Datos mostrados en cada acta individual:

  • Alumno: DNI y nombre.
  • Asignatura: Código y nombre.
  • Plan: Código y nombre.
  • Expediente.
  • Plan: Código del plan es estudios del/la estudiante.
  • Año matrícula: Curso de matriculación.
  • Estado: Estado de la línea de acta.
  • Bloq.: Activado si el expediente está bloqueado .
  • Inc.: Activado si la calificación introducida es incompatible.
  • Año calificación: Año de calificación que deberá introducir el profesor/a.
  • Convocatoria: Convocatoria que deberá introducir el profesor/a.
  • Nota: Calificación numérica que deberá introducir el profesor/a
  • Calificación: Calificación literal que puede/debe seleccionar el profesor/a.

 

 Para cerrar un acta individual se debe pulsar el icono del candado que figura a la derecha de cada línea. Sólo podrán cerrarse las actas que hayan sido calificadas previamente.

 Para poder modificar las calificaciones del alumnado incluido en un acta cerrada, deberá dirigirse a la secretaría del centro (Facultad o Escuela) responsable del plan de estudios a que pertenezca la asignatura.

 

Tarjeta de coordenadas para la firma de actas

 Para firmar las actas se utiliza una tarjeta de coordenadas similar a las bancarias.

 Cada tarjeta contiene un nº de identificación y 30 claves de 3 dígitos.

 El PDI recoge la primera tarjeta en la secretaría de su Departamento. Si fuera necesario, las siguientes las recogerá en la secretaría del Centro.

 La tarjeta debe ser activada en UACloud: CV Otros servicios >> Utilidades >> Tarjeta de coordenadas >> Activar nueva. Sólo requiere introducir el nº de la tarjeta y la clave solicitada.

 Como medida adicional de seguridad, el PDI recibe un SMS y un correo informándole de la activación de la tarjeta.

 Ni el Dpto. ni el Centro registran información sobre qué tarjeta entregan a cada PDI.

 El PDI es responsable de la custodia de la tarjeta. No debe cederla ni dejarla a la vista de nadie.

 Recomendamos anotar el nº de identificación de la tarjeta para desactivarla en caso de pérdida, sustracción o dudas sobre la integridad de la seguridad.

 

Firma electrónica de actas

 Tras la introducción de calificaciones el acta debe ser cerrada por el PDI. Desde la convocatoria de junio de 2013 ya no es necesario esperar al cierre administrativo. El acta se puede firmar inmediatamente, sin esperas, siempre que no haya incompatibilidades .

 

 Tras seleccionar curso académico y "Obtener actas", se dispone de un listado completo con las actas que el PDI tiene asignadas para la firma.

 Una vez que se accede al acta, en la parte inferior se debe introducir la clave de una coordenada de la tarjeta y confirmar.

 

  Diligencias

 Para iniciar una diligencia el PDI debe dirigirse a la secretaría de su Centro.

 La secretaría introducirá la modificación correspondiente en el acta ya firmada.

 El acta original será anulada y el PDI dispondrá de una nueva acta para firmar con la diligencia incorporada.

 Las actas diligenciadas se mostrarán en el mismo menú pero en un bloque diferente para facilitar su identificación.

En Ver actas firmadas se almacena un listado de las actas firmadas, incluidas aquellas que han sido modificadas sucesivamente y son NO VÁLIDAS.

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