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IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS

Importar frente a vincular los archivos de bases de datos

Importar
Importación de datos
     Importar de bases de datos Dbase
     Importar de objetos de Access
     Importar hojas de Excel
     Importar archivos de texto

Vincular
Vinculación de datos
     Vincular bases de datos Dbase
     Vincular tablas de Access
     Vincular hojas Excel
     Vincular archivos de texto
Modificar – Separar las tablas vinculadas

Exportar
Exportación de datos
Exportar a Bases de Datos Access
Exportar a un archivo Dbase
Exportar a una hoja Excel
Exportar a archivos de texto
Exportar a páginas Web

IMPORTAR FRENTE A VINCULAR LOS ARCHIVOS DE BASE DE DATOS

En general se considera mejor la importación cuando se dan alguna de estas situaciones:

Por otro lado se considera mejor la vinculación en las siguientes situaciones:

IMPORTACIÓN DE DATOS

Importar datos y bases de datos

Es posible copiar datos procedentes de varios formatos de archivos diferentes para crear una tabla de Microsoft Access. Además de la posibilidad de copiar datos de varios formatos de archivo de base de datos populares, Access también puede crear una tabla a partir de los datos de una hoja electrónica o de un fichero de texto. Cuando copia datos desde otra base de datos, Access utiliza la información almacenada por el sistema de base de datos de origen para convertir o asignar nombre a los objetos de la tabla Access de destino.

Importar archivos de Dbase

Para importar un archivo de Dbase siga estos pasos:

importar

Cundo observe una tabla importada de Dbase en vista Diseño, encontrará que Access ha convertido los tipos de datos tal como se muestra en esta tabla:

 
Tipos de datos de Dbase  Conversión al tipo de datos de Access 
Carácter  Texto. 
Numérico  Numérico, propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble. 
Flotante  Numérico, propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble. 
Lógico  Sí/No. 
Fecha  Fecha/Hora. 
Memo  Memo 

Tabla 4-1. Conversiones del tipo de datos de Dbase a Access

Importar objetos de Access

Cuando la base de datos desde la que desea efectuar la importación es otra base de datos de Access, podrá importar cualquiera de los seis tipos principales de objetos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Para lograr el mismo resultado, puede abrir la base de datos origen, seleccionar el objeto que desee, elegir la orden Copiar del menú Edición, abrir la base de datos destino y a continuación elegir la orden Pegar del menú Edición. Sin embargo, utilizar la orden Importar permite copiar varios objetos sin tener que cambiar de una base de datos a otra varias veces. 

Si importa algunas tablas desde la base de datos de origen, puede seleccionar además la opción para importar las relaciones de tabla definidas para esas tablas en la base de datos de origen. Si el objeto es una tabla, puede elegir que solamente se importe la estructura de la tabla (la definición de tabla) o la estructura y los datos almacenados. Puede optar por importar los resultados de una consulta en vez de importar la definición de la consulta. 

Importar datos de hojas de Excel

Es posible especificar la importación de una parte de una hoja electrónica o de un archivo de hoja electrónica completo en una nueva tabla o la adición a una tabla existente. Si la primera fila de celdas contiene nombres apropiados para los nombres de campo de la tabla Access resultante, puede indicar a Access que utilice estos nombres para los campos.

Access determina el tipo de datos para los campos de una nueva tabla basándose en los valores encontrados en las primeras filas de los datos que están siendo importados. Cuando importa una hoja electrónica en un una nueva tabla, Access almacena los datos alfanuméricos como campos de un tipo de datos Texto y una longitud de entrada de 255 caracteres, los datos numéricos como Numérico con la propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble, los datos numéricos con formato de moneda como Moneda, y cualquier dato de fecha u hora como Fecha/Hora. Si Access encuentra una mezcla de datos en cualquiera de las columnas de las primeras filas, importa esa columna como un tipo de datos Texto.

Si las primeras filas no son representativas de todos los datos de su hoja electrónica, puede que desee insertar una fila ficticia al principio de la hoja electrónica con los valores adecuados con el tipo de datos que desea para toda la columna. Después de haber importado podrá eliminar esa fila fácilmente.

Fichero Excel a Importar

Figura 4-2. Fichero Excel a Importar

Para importar una hoja electrónica siga estos pasos:

asistente para importación de hojas de cálculo

A medida que se desplaza campo a campo, el cuadro combinado Tipo de datos visualiza el tipo de dato que el asistente elige para cada campo. Si la información no es correcta, debería salir del asistente y editar la hoja electrónica para corregir los datos de la columna. Además, puede seleccionar ciertas columnas que no desea que aparezcan en la tabla final colocando una marca en la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). Pulse el botón siguiente.

asistente para importación de hojas de cálculo 2

Corrección de errores

Si intenta utilizar una columna que contenga valores nulos o duplicados como clave principal al importar la hoja electrónica nos lo indicará el asistente con un mensaje de error entonces se lleva acabo el proceso de importación de los datos pero no define una clave principal. Esto le ofrece la posibilidad de corregir los datos de la tabla y después definir la clave principal.

Además, si el asistente tiene problemas con la conversión de datos, crea una tabla de errores de importación en la base de datos que contiene un registro por cada error. La tabla no sólo lista el tipo de error, sino además el campo y fila de la hoja electrónica de origen que tiene los datos. Los campos que no han podido importarse se quedarán vacíos en la tabla destino. A continuación deberíamos corregir estos errores en la ventana Tabla en Vista Diseño.

Importación de archivos de texto

A diferencia de los datos de una hoja electrónica, podemos importar datos de un archivo de texto en Microsoft Access incluso aunque los datos del archivo de texto no estén organizados en columnas y filas de una manera ordenada. Podemos conseguir que Access entienda los datos de un archivo de texto creando un archivo de texto delimitado, en el que se incluyen caracteres especiales para delimitar los campos de cada registro, o creando un archivo de texto de anchura fija en el que cada campo ocupa la misma posición en cada registro.

Importación de archivos de texto

Figura 4-3. Archivo de texto delimitado por dobles comillas y separado por comas

Access necesita distinguir dónde comienza y dónde termina un campo en cada una de las cadenas de texto leídas. Access soporta tres caracteres separadores estárdar: la coma, el tabulador y el espacio. Cuando utiliza una coma como separador, la coma (o el retorno de carro al final del registro) indica el final de cada registro, y el siguiente campo comienza en el primer carácter que sea distinto de un blanco. Las comas no forman parte de los datos, para incluirla, debe encerrar toda la cadena de texto entre comillas simples o dobles. Si alguna de las cadenas de texto contiene dobles comillas, debe encerrar las cadenas en simples comillas y viceversa. Access acepta sólo una comilla simple o doble pero no ambas como delimitador de texto, es decir, no se puede incluir un carácter de comilla simple en un campo y un carácter de doble comilla en otro campo del mismo archivo. Otra forma muy común de separar los datos es utilizar el carácter de tabulación entre los campos. De hecho, cuando almacena un archivo de hoja electrónica como texto, el programa almacena las columnas separadas por tabuladores. Por omisión, Access asume que los campos de un archivo de texto delimitado están separados por comas y que las cadenas de texto están encerradas entre dobles comillas. Si desea importar un archivo que está delimitado de otra forma, podemos especificar delimitadores diferentes y separadores en el Asistente para la importación de texto. Una de las cosas más importantes que debe recordar es que los datos deberían tener un tipo de datos uniforme en todas las filas de cada columna. Si se trata de un archivo de texto delimitado, los delimitadores deben ser los mismos a lo largo del archivo.

Access también puede importar archivos de texto cuando los campos aparecen en posiciones fijas en cada registro del archivo. Cada campo debe empezar en la misma posición en todos los registros. Para preparar la importación de este tipo de archivo, primero debe eliminar cualquier tipo de encabezado o líneas de resumen del archivo. El archivo debe contener sólo registros, con los datos que desee importar en posiciones fijas.

Importación de archivos de texto 2

Figura 4-4. Archivo de texto de anchura fija

Para importar un archivo de texto en una base de datos Access siga estos pasos:

Si decide agregar los datos a una tabla existente, las columnas deberán coincidir exactamente con las de la tabla destino (de izquierda a derecha) o el archivo deberá ser un archivo delimitado cuyos nombres de columna de la primera fila coincidan con los nombres de columna de la tabla destino.

VINCULACIÓN DE DATOS

Vincular Bases de Datos Access

Podemos vincular tablas procedentes de otra base de datos Access (tanto si son locales como si se obtienen a través de una red) y trabajar con sus datos como si se tratase de tablas definidas en la base de datos Access actual. Si desea trabajar con datos almacenados en otro formato de base de datos soportado por Access (por ejemplo Dbase), puede vincular los datos directamente como una alternativa a la importación de los mismos. En la mayoría de los casos, podrá leer los datos, insertar nuevos registros, eliminar registros o cambiar datos de la misma manera que si la tabla vinculada fuese una tabla de Access. Para vincular una tabla de otra base de datos Access a su base de datos, siga estos pasos:

\DBSVR\ACCESS\SHARED\NEPTUNO.MDB

Access marca el icono de tablas vinculadas en la ventana Base de datos con una fecha. Si Access encuentra un nombre duplicado, genera un nuevo nombre añadiendo un entero único al final del nombre. Puesto que los objetos tales como formularios, informes, macros y módulos pueden hacer referencia a esta tabla por su nombre original, debería comprobar cuidadosamente las referencias de nombre en caso de que Access tuviese que renombrar una tabla vinculada.

Vincular archivos de Dbase

Vincular archivos de texto y hojas de Excel

Modificar las tablas vinculadas

Puede realizar algunos cambios en las definiciones de las tablas vinculadas para adaptarlas a su entorno de Access. Cuando intente abrir la ventana Tabla en vista Diseño, Access nos indicará que existen ciertas propiedades en una tabla vinculada que no pueden ser modificadas. En la vista Diseño, podrá cambiar el ajuste de las propiedades Formato, Lugares decimales, Título, Descripción y Máscara de entrada de cualquier campo para personalizar la forma en que serán visualizados y actualizados los datos en los formularios e informes de Access. También podemos asignar un nuevo nombre a cualquier tabla vinculada para su uso dentro de la base de datos de Access (aunque el nombre original de la tabla permanece inalterable en la base de datos de origen) y facilitar así su identificación o permitir utilizar la tabla con las consultas, formularios e informes que ya han sido diseñados.

Los cambios efectuados en el diseño de una tabla de Access no afectarán a la tabla de la base de datos de origen. Sin embargo si el diseño de la tabla de la base de datos de origen cambia, deberá volver a vincular la tabla a Access.

Separar las tablas vinculadas

Separar tablas que están vinculadas a su base de datos Access resulta sencillo. Simplemente elija la tabla que desea separar en la ventana Base de Datos y pulse la tecla Supr o elija la orden Eliminar del menú Edición. Pulse el botón Sí para separar la tabla. Cuando separa una tabla vinculada no elimina la tabla sino que simplemente elimina la unión de su lista de tablas en la ventana Base de datos.

EXPORTACIÓN DE DATOS

Exportar a otras bases de datos Access

La exportación de objetos desde una base de datos Access a otra funciona de la misma forma que la importación de objetos Access:

Exportar a Dbase o Excel

Para exportar datos de una tabla o consulta a una hoja electrónica Excel o a un archivo de base de datos externo Dbase siga el siguiente procedimiento:

Exportar a un archivo de texto

Exportar datos a una página Web

Exportar datos a una página Web

asistente para publicar en el web

Si ha seleccionado varios objetos, el asistente ofrece la posibilidad de crear una página principal de forma automática con enlaces a cada uno de los archivos HTML creados con el asistente.

panel de control

Figura 4-5. La página principal con vínculos a las páginas creadas por los objetos exportados

alumnos

Figura 4-6. La página Web resultante de exportar una tabla de Access

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