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Cómo configurar un e-mail de confirmación

En determinadas ocasiones puede ser necesario que, tras el envío de los datos del cuestionario, se mande un correo de confirmación al usario o inlcuso a nosotros mismos. Esta situación es habitual cuando utilizamos los formularios para realizar inscripciones a eventos, jornadas, cursos, etc. o, en general, para realizar cualquier tipo de solicitud.

Para habilitar el envío de correos electrónicos, debemos marcar la opción correspondiente en las propiedades del cuestionario:

Automáticamente, en la barra de estado  veremos el icono correspondiente, que indica que hemos activado el envío de correos de confirmación.

Estado que indica que hemos activado el envío de emails de confirmación

 

En el momento en que marquemos la opcón "Envío correo", se abrirá una ventana en la que podremos configurar los datos del e-mail.

 

Los datos que podemos especificar son:

  • El asunto del correo electrónico. Es un título identificativo del contenido del email.
  • Los destinatarios del email. El correo electrónico puede ir destinado a los usuarios que realizan el cuestionario o a una dirección de correo fija. Además, podemos especificar direcciones en copia y en copia oculta. Por defecto, en el campo de copia oculta aparecerá el e-mail especificado en el correo asociado al cuestionario.

    Debemos tener en cuenta que, para poder enviar el e-mail a los usuarios, en el formulario tendremos que especificar un campo de texto (de tipo "correo") para que introduzcan su correo electrónico de contacto.

En nuestro ejemplo, el campo de texto creado tiene como nombre identificativo la palabra "email". Como ya sabemos, el nombre del campo es importante para poder identificar posteriormente a qué datos estamos accediendo o qué datos estamos mostrando.

Es una buena práctica indicar que el campo email sea obligatorio para asegurarnos de que los usuarios no lo dejan en blanco y puedan recibir el e-mail de confirmación.

Si el formulario cuenta con un campo de texto tipo correo, automáticamente aparecerá en la configuración del correo, en el campo "A quién va dirigido". Puesto que este valor es una variable, es decir, es diferente para cada usuario que envíe el cuestionario, la forma correcta de expresarlo es indicando el nombre del campo entre corchetes dobles.

En el menú del cuadro "Destinatarios" podemos acceder a todas las variables de tipo "Correo" existentes en el formulario, pinchando en el icono en forma de flecha, marcado en rojo en la imagen. La variable "Emisor" es un dato interno del cuestionario y contiene el valor que especifiquemos en el campo "Correo asociado" de las propiedades del cuestionario.

Si no queremos enviar correos a los usuarios, sino que simplemente queremos que se envíen a una dirección fija cada vez que se produzca un envío de datos, bastaría con teclear manualmente el correo electrónico de destino.

  • Cuerpo del mensaje. Puede estar formado por texto fijo combinado con cualquiera de los datos introducidos en el formulario (variables). Las variables están disponibles en el icono Icono para insertar variables del cuestionario.

 

Los iconos que aparecen en la parte superior permiten:

Ampliar la ventana de edición para que nos sea más cómoda la visualización y la redacción del texto.

Copiar el texto existente en el cuadro de agradecimiento.

Copiar la plantilla completa de variables del cuestionario.

 

Para finalizar, simplemente hay que cerrar la ventana de configuración. Si queremos modificar cualquier dato, podemos acceder nuevamente a esta ventana pinchando en el icono de la barra de herramientas. (Este icono sólo se muestra cuando el envío de correos electrónicos está habilitado).

 

Ver imágenes de ejemplo

Configuración del cuerpo del correo con variables (mostradas en rojo):

Cuerpo del email con variables del formulario

Datos de un formulario:

Ejemplo de un formulario de inscripción

Correo recibido, donde el remitente es el correo asociado al formulario:

Bandeja de entrada que muestra el correo de confirmación

 

Cuerpo del correo recibido, donde las variables se sustituyen por los datos reales introducidos por el usuario en el formulario.

Cuerpo del email recibido. Las variables se muestran en rojo

 

 

 

 

 

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