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Definición del Aspecto de una Página

Objetivos:


  •        Definir márgenes para todo el documento.
  •        Insertar números de página en un documento.
  •        Crear un encabezado o pie que se repita en todas las páginas.
  •        Crear un encabezado o pie diferente para cada parte del documento.


  • Abra el archivo de ejemplo denominado '07Leccn.doc' y guárdelo como 'Leccn07.doc'

    Visualización de las marcas de párrafo

    Si no ve las marcas de párrafo en la pantalla, pulse en el botón Ver/ocultar todos, de la barra de herramientas Estándar.

    PREPARACIÓN DE LAS PÁGINAS DE UN DOCUMENTO

    Con la orden Configurar Página del menu Archivo se pueden definir los márgenes, tamaño, origen y orientación del papel para el documento. Así como cambiar todas estas especificaciones para la sección actual, a partir del punto de inserción en adelante, para el texto seleccionado o para todo el documento.

    Definición de los márgenes de un documento

    7-1

    1. Pulse en Configurar Página del menu Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar Página.
    2. En la ficha Márgenes: En el cuadro Superior, mantenga pulsada la flecha hacia arriba hasta que aparezca 1,8 cm. Con esto se aumenta la distancia entre el texto del Encabezado y el extremo superior del texto del documento. En el cuadro Vista Previa puede ver el resultado del cambio realizado.
    3. En el cuadro Inferior, disminuya este margen a 1,3 cm.
    4. En el cuadro Izquierdo, aumente este margen a 3,8 cm.
    5. En el cuadro Derecho, aumente este margen a 3,8 cm.
    6. En el apartado Desde el borde, mantenga pulsada la flecha hacia abajo del cuadro Encabezado hasta que aparezca en éste el valor 0,7 cm. Con este cambio se ha disminuido la distancia entre el texto del encabezado y el extremo superior de la página.
    7. En el apartado Desde el borde, mantenga pulsada la flecha hacia abajo del cuadro Pie de página hasta que aparezca en éste el valor 0,7 cm. Con este cambio se ha disminuido la distancia entre el texto del pie de página y el extremo inferior de la página.
    8. Pulse en Aceptar, para regresar al documento.


    CREACIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES

    En Microsoft Word se puede especificar la información que ha de aparecer en todas las páginas utilizando encabezados y pies de página. El texto que aparece en la parte superior de cada página se denomina ENCABEZADO; el que se repite en la parte inferior de las páginas se denomina PIE. Estas partes del documento pueden contener cualquier texto, aunque es normal insertar en ellas por ejemplo: la fecha, el número de página o el nombre del documento.

    Existen dos formas de insertar números de página en un encabezado o pie. Con la orden Números de página se puede insertar el número de página actual y especificar además el número inicial o seleccionar un formato especial para éstos, como por ejemplo, números romanos en mayúscula o minúscula. Con la orden Encabezado y pie de página se puede insertar la fecha, la hora, texto, otros campos que contienen información relacionada con el documento en uso, así como el número de página.

    Visualización de encabezados y pies

    En el modo Ver Normal los encabezados y pies de página no quedan a la vista; en el modo Ver Diseño de Impresión los encabezados y pies de página aparecen en un tono gris claro. Para crear o editar los encabezados y pies, es necesario acceder al área específica de éstos usando la orden Encabezado y Pie de página del menu Ver (o bien, si trabaja en el modo Ver Diseño de Impresión, puede pulsar dos veces directamente en la zona del encabezado o pie de página). Una vez en el área de encabezados y pies, puede hacer uso de la barra de herramientas específica de estos elementos para modificar su contenido.
    7-2

    Cuando se accede al texto de encabezados y pies, estas áreas aparecen encerradas en un marco de línea punteada, en tanto que el texto ordinario de la página aparece atenuado. Esto significa que no se puede editar el texto principal del documento mientras se ve o se edita el contenido de un encabezado o pie. Puede hacer uso de los botones de la barra de herramientas de encabezados y pies para cambiar entre las áreas de encabezado y pie. Otros botones permiten usar la fecha, la hora y el número de página. Existe también un botón que puede accionar para hacer desaparecer el texto que aparece atenuado, si encuentra que resulta molesto para su trabajo. Si desea ajustar los márgenes del documento, cambiar otras opciones de encabezados y pies de página o modificar algún otro elemento relacionado con el diseño de las páginas del documento, puede pulsar en el botón Configurar página para acceder al cuadro de diálogo de este mismo nombre, en donde llevar a cabo todo este tipo de modificaciones.

    Visualización de la información de encabezados y pies de página

    Pulse en Encabezado y Pie de página, en el menu Ver.

    Observación: Si la barra de herramientas de Encabezados y pies de página tapa parte de la ventana del documento en la que necesita trabajar, arrastre la barra de título de dicha barra a otra posición. También puede pulsar dos veces en una zona en gris de la barra de herramientas de Encabezados y pies de página para hacer que dicha barra pase a situarse encima de la regla.

    Introducción de la información del encabezado

    Objetivo del ejercicio: Insertar texto y la fecha en el encabezado.

    1. Con el punto de inserción en el área del encabezado, teclee WCS Exposición Si ha seguido las lecciones anteriores sobre la característica Autocorrección, al teclear WCS se habrá expandido el texto apareciendo en su lugar West Coast Sales.
    2. Pulse dos veces TAB para alinear en el margen derecho el texto que va a insertar a continuación
    3. Pulse en el botón Fecha, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página.
    Introducción del texto de un pie de página

    Es idéntica a la que acabamos de ver para el encabezado. Una vez colocado el punto de inserción en el área del pie, puede teclear y formatear el texto hasta conseguir el resultado deseado, así como el número de página que insertará.

    1. Pulse en el botón Cambiar entre Encabezado y pie, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
    2. Teclee Página y pulse la barra espaciadora
    3. Pulse en el botón Insertar Número de Página, de la barra de herramientas.
    4. Pulse en el botón Alinear a la derecha de la barra de herramientas Formato.
    5. Pulse en el botón Cerrar, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
    Presentación preliminar del documento
    1. Pulse en Ver Preliminar, de la barra de herramientas Estándar
    2. Pulse en el botón Varias Páginas y arrastre el puntero en la cuadrícula de selección, hasta resaltar dos páginas en horizontal
    3. Desplácese a la tercera página y observe cómo se ve el texto del encabezado y el texto del pie de página
    4. Pulse en Cerrar.


    NUMERACIÓN DE LAS DISTINTAS PARTES DE UN DOCUMENTO

    En los documentos de gran extensión que constan de distintas partes, es habitual que la numeración se realice de forma independiente en cada una de ellas. Por ejemplo:
    - la primera sección podría aparecer numerada como "Página 1-1, Página 1-2", etc
    - la segunda podría comenzar de nuevo la numeración desde el principio y quedar numerada de la forma "Página 2-1, Página 2-2", etc
    Para crear una numeración independiente en las distintas partes de un documento es necesario separar éstas por medio de saltos de sección. Una vez hecho esto, se puede definir un formato de numeración diferente para cada una de las secciones existentes.

    Inserción de un salto de sección

    Objetivo del ejercicio: Separar las dos primeras páginas (del documento ejemplo de esta lección) de la información de agenda que aparece en las restantes, insertando un salto de sección entre las páginas 2 y 3.

    1. Seleccione la marca de párrafo que existe al final de la segunda página.
    2. Pulse en Salto, en el menu Insertar.
    3. En el apartado Saltos de sección, pulse en página siguiente. Con esta opción se asegura que la siguiente sección comenzará en la página siguiente (en lugar de en la misma página, en una página de numeración par o en una de numeración impar).
    4. Pulse en Aceptar.
    7-3

    Cómo romper el vínculo entre secciones

    Cuando se divide un documento en secciones, la información de los encabezados y pies de página se traslada automáticamente de una sección a la siguiente. Par crear un encabezado o pie diferente, o cambiar la numeración, para cada sección, ha de romper el vínculo inicial existentes entre las secciones. Para romper este vínculo, basta pulsar en el botón Igual que el anterior, que aparece pulsado por omisión en la barra de herramientas Encabezado y pie de página.

    Antes de ajustar el formato de la numeración de páginas para la primera sección, rompa el vínculo entre las secciones primera y segunda. La segunda sección conservará en principio el mismo texto y formato que la primera.

    1. Con el botón de inserción situado en la página 3 (en la segunda sección del documento), pulse en Encabezado y Pie de página, del menu Ver.
    2. Pulse en el botón Cambiar entre encabezado y pie, para hacer que el punto de inserción pase al área de pie de página de esta sección. En este ejemplo se va a conservar el mismo encabezado para las dos secciones.
    3. Pulse en el botón Igual que el anterior, en la barra de herramientas de Encabezado y pie de página. El botón dejará ahora de aparecer pulsado. Esto significa que la sección actual puede disponer ya de un pie diferente del de la sección anterior.
    Reinicio de la numeración de páginas en la segunda sección

    Estando el documento dividido en dos secciones y una vez rota la conexión entre los pies de ambas, se puede formatear la numeración de páginas en cada sección de forma independiente. También se pueden crear encabezados o pies completamente diferentes en cada sección.

    1. Pulse en Números de página, en el menu Insertar
    2. En el cuadro de diálogo Números de página, pulse en el botón Formato
    3. En el cuadro de diálogo Formato de los números de página, pulse en el botón Empezar en. El número inicial para esta sección se establecerá en principio en "1".
    4. Pulse en el botón Aceptar para regresar al cuadro de diálogo Números de página
    5. Asegúrese que esté activada la casilla de verificación Número en la primera página
    6. Pulse en el botón Cerrar.
    Observe que el número que aparece en la primera página de esta sección es "1", aunque se trata en realidad de la tercera página del documento.

    Observación: Si pulsa en Aceptar en lugar de en Cerrar, Microsoft Word insertaría otro número de página como objeto con marco.

    Formateo de la numeración de páginas en la primera sección.

    1. Pulse en el botón Mostrar el anterior, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, para acceder al área del pie de página para la sección previa, es decir, la Sección 1.
    2. Pulse en Números de página, en el menu Insertar
    3. En el cuadro de diálogo Números de página, pulse en el botón Formato
    4. En el cuadro de diálogo Formato de los números de página, pulse en la flecha que existe junto al cuadro Formato y pulse en la opción "I, II, III".
    5. Pulse en el botón Aceptar
    6. Compruebe que está activada la casilla de verificación Número en la primera página
    7. Pulse en el botón Cerrar.
    Edición del pie de página
    1. Seleccione el texto "Página" y teclee un guión (-)
    2. Pulse END para colocar el punto de inserción a continuación del número de página, pulse la barra espaciadora y teclee a continuación otro guión
    3. Pulse en el botón Centrar, en la barra de herramientas Formato
    Presentación preliminar de los pies de página
    1. Pulse en el botón Vista Preliminar, de la barra de herramientas Estándar
    2. Pulse en el botón Varias Páginas y arrastre el puntero en la cuadrícula de selección hasta resaltar dos páginas en horizontal.
    3. Pulse hacia el final de la página 2 para obtener una vista ampliada del pie; desplácese por el documento y examine cada uno de los encabezados y pies existentes.


    CREACIÓN DE PÁGINAS OPUESTAS

    Cuando se va a imprimir un documento por ambas caras del papel con el fin de encuadernar las páginas posteriormente (por ejemplo, para confeccionar un manual), se deben crear lo que se denominan PÁGINAS OPUESTAS. Para este tipo de documentos es preferible, normalmente, crear encabezados y pies diferentes par alas páginas de numeración par e impar. Por ejemplo, en las páginas impares podría aparecer el número de página junto al margen derecho y en el margen izquierdo en las impares.

    Configuración de páginas opuestas en un documento

    1. Pulse en Configurar Página, del menu Archivo
    2. Pulse en la ficha Márgenes
    3. Pulse en la flecha que existe junto al cuadro Aplicar a, y elija Todo el documento. Existen también opciones para definir márgenes en cada sección, o a partir de la posición del punto de inserción en adelante. Al pulsar en Todo el documento, los cambios que se realicen en el cuadro de diálogo afectarán a las características de formato de las páginas de la totalidad del documento.
    4. Pulse en la casilla de verificación Márgenes simétricos. Esta opción permitirá crear páginas opuestas en el documento. Al seleccionar esta opción, las opciones de márgenes Izquierdo y Derecho cambian a Interior y Exterior, respectivamente.
    5. En el cuadro Exterior, disminuya el margen a 2,5 cm.
    En el cuadro Vista Preliminar podrá ver ahora que el margen interior es más ancho que el exterior. Esto facilitará la encuadernación del documento, una vez impreso. También puede especificar un valor en el cuadro Encuadernación, para dejar aún más espacio para este fin.

    Especificación de encabezados y pies diferentes para las páginas con numeración par e impar

    1. Pulse en la ficha Diseño
    2. En el apartado Encabezados/Pies de páginas, pulse en la casilla de verificación Pares e Impares diferentes
    3. Si es necesario, desactive la casilla Primera página diferente. Al quitar esta opción se asegura que el encabezado y pie de la primera página de cada sección será el mismo que el de las restantes páginas de dicha sección.
    4. Pulse en el botón Aceptar
    Ajuste de un encabezado para páginas opuestas en la primera sección

    Los encabezados y pies de páginas pares están correctamente establecidos y formateados para el nuevo diseño de páginas opuestas, pero es necesario modificarlos para conseguir el efecto apropiado en las páginas impares de numeración impar.

    1. Pulse CTRL HOME para llevar el punto de inserción a la primera página del documento.
    2. Pulse en Encabezado y Pie de pagina, del menu Ver
    3. Seleccione todo el texto del encabezado de páginas impares (sección 1)
    4. Pulse en el botón Copiar, de la barra de herramientas Estándar
    5. Pulse en el botón Mostrar el siguiente, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, para trasladarse al encabezado de páginas pares de la primera sección
    6. En el encabezado en página par de la sección uno, pulse en el botón Pegar, de la barra de herramientas estándar
    Ajuste del pie de página de la sección uno
    1. En la barra de herramientas de Encabezado y Pie de página, pulse en el botón Cambiar entre encabezado y pie para trasladarse al pie para páginas pares de la sección uno. En el área Pie de página en página par de la primera sección no existe ahora ningún texto y el punto de inserción aparece ya situado en el margen izquierdo.
    2. Teclee un guión (-) y pulse la barra espaciadora
    3. En la barra de herramientas Encabezado y pie de página, pulse en el botón Insertar números de página
    4. Pulse la barra espaciadora y teclee otro guión (-)
    5. Pulse en el botón Centrar, de la barra de herramientas de Formato
    Ajuste de un pie para páginas opuestas en la sección dos
    1. Pulse dos veces en el botón Mostrar siguiente, de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, para pasar al pie para páginas pares de la sección dos. En área Pie de página par de la sección dos se utiliza por omisión el mismo pie que está definido para página par en la sección anterior, con la única excepción del formato de número de página.
    2. Pulse en Igual que el anterior, en la barra de herramientas Encabezado y pie de página, para romper el vínculo existente entre las dos secciones.
    3. Seleccione el primer guión y teclee Página
    4. Pulse END y a continuación dos veces RETROCESO para eliminar los caracteres que existen a continuación del número de página
    5. Pulse en el botón Alinear a la izquierda, de la barra de herramientas Estándar, para hacer que el texto del pie aparezca en el extremo exterior de la página
    6. Pulse en el botón Vista Preliminar, de la barra de herramientas Estándar
    7. Pulse en el botón Varias Páginas y arrastre el puntero en la cuadrícula para seleccionar un solo cuadro
    8. Pulse hacia el final de la última página y observe el pie. Desplácese hacia atrás y continúe examinando los pies de las restantes páginas
    9. Pulse en el botón Cerrar, para salir de Vista Preliminar.
    INSERCIÓN DE NOTAS AL PIE

    Las NOTAS AL PIE constituye (además de los pies de página) otro elemento de texto que puede aparecer al final de las páginas. Cuando se desea hacer referencia a una información adicional en un documento, puede insertar una marca de referencia a una nota al pie (a la que Microsoft Word puede asignar un número de forma automática) e introducir a continuación el texto de la misma. Si agrega o suprime una nota al pie, Microsoft Word renumera automáticamente las notas restantes. Aunque las notas al pie no aparecen en el modo Ver Normal, puede cambiar al de diseño de impresión o a Vista Preliminar para visualizarlas antes de imprimir el documento.

    7-4

    Inserción de una nota al pie

    1. Pulse en el botón Vista Normal, a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
    2. Coloque el punto de inserción al final del primer párrafo de texto ordinario que existe en la página 4
    3. Pulse en Nota al Pie, en el menu Insertar
    4. Pulse Aceptar
    5. En el área de notas al pie, teclee: La sala Hospitalidad para Efectividad personal estará disponible los dos días de la conferencia.
    6. Pulse en el botón Cerrar, para regresar al texto del documento
    7. Pulse en el botón Vista Diseño de Impresión, y desplácese hacia abajo para ver cómo quedaría impresa la nota al pie que acaba de insertar.


    Resumen:

    Para Haga esto
    Establecer los márgenes de un documento  Pulse en Configurar Página, en el menu Archivo. Pulse en las teclas con flecha o introduzca los valores apropiados en los cuadros de los márgenes
    Crear un encabezado o pie de página  Pulse en Encabezado y pie de página, del menu Ver. En el área de encabezados y pies, teclee el texto apropiado o pulse en los botones correspondientes a los datos que desee insertar
    Visualizar los números de página, encabezados y pies de página Pulse en Diseño de impresión, en el menu Ver
    O pulse en Vista Preliminar, en el menu Archivo
    Insertar un salto de sección Pulse en Salto, en el menu Insertar. En el apartado Saltos de sección, pulse en el botón de opción correspondiente al tipo de salto que desee insertar. Pulse finalmente en Aceptar.
    Romper un vínculo entre secciones Pulse en el botón Igual que el anterior, en la barra de herramientas de Encabezado y pie de página, para cancelar la selección predeterminada
    Formatear los números de página Pulse en Números de página, en el menu Insertar. Pulse en el botón Formato. Elija la opción de formato apropiada y pulse en Aceptar. Pulse en Cerrar
    Crear encabezados y pies alternativos para páginas pares e impares Pulse en Configurar Página, en el menú Archivo. En la ficha Diseño, pulse en la casilla de verificación Pares e impares diferentes. En la ficha Márgenes, pulse en la casilla Márgenes Simétricos. Pulse en la opción apropiada en el cuado Aplicar a.
    Insertar una nota al pie Coloque el puntero de inserción en la posición del texto donde desee que aparezca la referencia de la nota. Pulse en Nota al pie, en el menu Insertar. Seleccione una opción de nota al pie, si así lo desea y pulse después en Aceptar. En el área de notas al pie, teclee el texto de al nota y pulse finalmente en el botón Cerrar
    Insertar la fecha en un encabezado o pie de página Pulse en el botón Fecha, en la barra de herramientas Encabezado y pie de página
    Insertar el número de página en un encabezado o pie de página Pulse en el botón Insertar número de página, en la barra de herramientas Encabezado y pie de página.

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