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IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS

Importar frente a vincular los archivos de bases de datos

Importar
Importación de datos
     Importar de bases de datos Dbase
     Importar de objetos de Access
     Importar hojas de Excel
     Importar archivos de texto

Vincular
Vinculación de datos
     Vincular bases de datos Dbase
     Vincular tablas de Access
     Vincular hojas Excel
     Vincular archivos de texto
Modificar – Separar las tablas vinculadas

Exportar
Exportación de datos
Exportar a Bases de Datos Access
Exportar a un archivo Dbase
Exportar a una hoja Excel
Exportar a archivos de texto
Exportar a páginas Web

IMPORTAR FRENTE A VINCULAR LOS ARCHIVOS DE BASE DE DATOS

En general se considera mejor la importación cuando se dan alguna de estas situaciones:

  • El archivo que necesita es relativamente pequeño y no es modificado con frecuencia por los usuarios de la otra aplicación de la base de datos.

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  • No es necesario compartir los datos que crea con los usuarios de la otra aplicación de base de datos.

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  • Se dispone a reemplazar la antigua aplicación de base de datos y no será necesario tener lo datos en el antiguo formato por más tiempo.

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  • Necesita el mejor rendimiento mientras trabaja con los datos de la otra base de datos (ya que Access opera mejor con una copia local de los datos en su formato original).

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Por otro lado se considera mejor la vinculación en las siguientes situaciones:

  • El archivo es mayor que la capacidad máxima de una base de datos Access (1 gigabyte).

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  • El archivo es modificado con frecuencia por los usuarios de la otra aplicación de la base de datos.

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  • Debe compartir el archivo con usuarios de la otra aplicación de base de datos.

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  • Distribuirá su aplicación a varios usuarios individuales, y podría ofrecer actualizaciones al interfaz de la aplicación que desarrolló. La separación de la "aplicación" (consultas, formularios, informes, macros y módulos) de los "datos" (tablas) puede facilitar la actualización de la aplicación sin tener que alterar los datos acumulados de los usuarios.

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IMPORTACIÓN DE DATOS

Importar datos y bases de datos

Es posible copiar datos procedentes de varios formatos de archivos diferentes para crear una tabla de Microsoft Access. Además de la posibilidad de copiar datos de varios formatos de archivo de base de datos populares, Access también puede crear una tabla a partir de los datos de una hoja electrónica o de un fichero de texto. Cuando copia datos desde otra base de datos, Access utiliza la información almacenada por el sistema de base de datos de origen para convertir o asignar nombre a los objetos de la tabla Access de destino.

Importar archivos de Dbase

Para importar un archivo de Dbase siga estos pasos:

  • Abra la base de datos Access que desea que reciba el archivo de Dbase. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de datos.

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Importar en el submenú. Entonces se abrirá el siguiente cuadro de diálogo Impotar.
  • Seleccione Dbase III o Dbase IV según sea el adecuado en la lista desplegable Tipo de Archivo. Seleccione la carpeta del archivo fuente en la lista desplegable Buscar en, y a continuación seleccione o escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo, y a continuación pulsar el botón Buscar ahora. Si desea realizar una búsqueda más extensa, pulse el botón Avanzada para abrir el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

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  • Pulse el botón Importar para importar el archivo Dbase seleccionado. Access visualizará un cuadro de mensaje que informa del resultado de la acción de importación. Si la importación se realiza con éxito, encontrará una nueva tabla en la base de datos con el nombre del archivo dbf. Si Access encuentra un nombre duplicado, genera un nuevo nombre añadiendo un entero único al final del nombre.

importar

     
  • Pulse el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo que confirma la acción de importación. Access regresará al cuadro de diálogo Importar. Puede seleccionar un nuevo archivo y pulsar el el botón Importar, o puede pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

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Cundo observe una tabla importada de Dbase en vista Diseño, encontrará que Access ha convertido los tipos de datos tal como se muestra en esta tabla:

 
Tipos de datos de Dbase  Conversión al tipo de datos de Access 
Carácter  Texto. 
Numérico  Numérico, propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble. 
Flotante  Numérico, propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble. 
Lógico  Sí/No. 
Fecha  Fecha/Hora. 
Memo  Memo 

Tabla 4-1. Conversiones del tipo de datos de Dbase a Access

Importar objetos de Access

Cuando la base de datos desde la que desea efectuar la importación es otra base de datos de Access, podrá importar cualquiera de los seis tipos principales de objetos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Para lograr el mismo resultado, puede abrir la base de datos origen, seleccionar el objeto que desee, elegir la orden Copiar del menú Edición, abrir la base de datos destino y a continuación elegir la orden Pegar del menú Edición. Sin embargo, utilizar la orden Importar permite copiar varios objetos sin tener que cambiar de una base de datos a otra varias veces. 

Si importa algunas tablas desde la base de datos de origen, puede seleccionar además la opción para importar las relaciones de tabla definidas para esas tablas en la base de datos de origen. Si el objeto es una tabla, puede elegir que solamente se importe la estructura de la tabla (la definición de tabla) o la estructura y los datos almacenados. Puede optar por importar los resultados de una consulta en vez de importar la definición de la consulta. 

Importar datos de hojas de Excel

Es posible especificar la importación de una parte de una hoja electrónica o de un archivo de hoja electrónica completo en una nueva tabla o la adición a una tabla existente. Si la primera fila de celdas contiene nombres apropiados para los nombres de campo de la tabla Access resultante, puede indicar a Access que utilice estos nombres para los campos.

Access determina el tipo de datos para los campos de una nueva tabla basándose en los valores encontrados en las primeras filas de los datos que están siendo importados. Cuando importa una hoja electrónica en un una nueva tabla, Access almacena los datos alfanuméricos como campos de un tipo de datos Texto y una longitud de entrada de 255 caracteres, los datos numéricos como Numérico con la propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble, los datos numéricos con formato de moneda como Moneda, y cualquier dato de fecha u hora como Fecha/Hora. Si Access encuentra una mezcla de datos en cualquiera de las columnas de las primeras filas, importa esa columna como un tipo de datos Texto.

Si las primeras filas no son representativas de todos los datos de su hoja electrónica, puede que desee insertar una fila ficticia al principio de la hoja electrónica con los valores adecuados con el tipo de datos que desea para toda la columna. Después de haber importado podrá eliminar esa fila fácilmente.

Fichero Excel a Importar

Figura 4-2. Fichero Excel a Importar

Para importar una hoja electrónica siga estos pasos:

  • Abra la base de datos Access que desea que reciba la hoja electrónica. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de Datos.

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Importar en el submenú. Access abrirá el cuadro de diálogo Importar.

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  • Seleccione el tipo de hoja electrónica que desea importar (Excel) en la lista desplegable Tipo de archivo. Seleccione la carpeta y el nombre del archivo de hoja electrónica a importar.

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  • Pulse el botón Importar. 

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  • Después seleccionar una hoja de trabajo o un rango. Coloque una marca en la casilla de verificación Primera fila contiene títulos de columna si ha colocado nombres en la parte superior de las columnas en la hoja electrónica. Pulse el botón Siguiente para pasar al siguiente paso, en la ventana que aparece, puede especificar si desea importar los datos a una nueva tabla o si desea añadir los datos a una tabla existente y pulse el botón Siguiente.

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asistente para importación de hojas de cálculo

A medida que se desplaza campo a campo, el cuadro combinado Tipo de datos visualiza el tipo de dato que el asistente elige para cada campo. Si la información no es correcta, debería salir del asistente y editar la hoja electrónica para corregir los datos de la columna. Además, puede seleccionar ciertas columnas que no desea que aparezcan en la tabla final colocando una marca en la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). Pulse el botón siguiente.

  • En la siguiente ventana, podrá identificar un campo como clave principal para la nueva tabla.

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  • Pulse el botón Siguiente para pasar a la pantalla final donde podremos escribir el nombre de la nueva tabla y seleccionar una opción para iniciar el Asistente para analizar tablas para llevar a cabo un análisis sobre la nueva tabla.

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  • Pulse el botón Terminar para importar los datos. Access muestra un mensaje que indica el resultado del procedimiento de importación. Si la importación se lleva a cabo con éxito, la nueva tabla tendrá el nombre de la hoja electrónica que ha sido seleccionada. Si indica la adición de los datos a una tabla existente y Access encuentra errores, puede optar por completar el proceso de importación con errores o volver a iniciar el Asistente para intentar corregir el problema. Puede que necesite salir del Asistente y corregir los datos en el archivo original de hoja electrónica.

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asistente para importación de hojas de cálculo 2

Corrección de errores

Si intenta utilizar una columna que contenga valores nulos o duplicados como clave principal al importar la hoja electrónica nos lo indicará el asistente con un mensaje de error entonces se lleva acabo el proceso de importación de los datos pero no define una clave principal. Esto le ofrece la posibilidad de corregir los datos de la tabla y después definir la clave principal.

Además, si el asistente tiene problemas con la conversión de datos, crea una tabla de errores de importación en la base de datos que contiene un registro por cada error. La tabla no sólo lista el tipo de error, sino además el campo y fila de la hoja electrónica de origen que tiene los datos. Los campos que no han podido importarse se quedarán vacíos en la tabla destino. A continuación deberíamos corregir estos errores en la ventana Tabla en Vista Diseño.

Importación de archivos de texto

A diferencia de los datos de una hoja electrónica, podemos importar datos de un archivo de texto en Microsoft Access incluso aunque los datos del archivo de texto no estén organizados en columnas y filas de una manera ordenada. Podemos conseguir que Access entienda los datos de un archivo de texto creando un archivo de texto delimitado, en el que se incluyen caracteres especiales para delimitar los campos de cada registro, o creando un archivo de texto de anchura fija en el que cada campo ocupa la misma posición en cada registro.

Importación de archivos de texto

Figura 4-3. Archivo de texto delimitado por dobles comillas y separado por comas

Access necesita distinguir dónde comienza y dónde termina un campo en cada una de las cadenas de texto leídas. Access soporta tres caracteres separadores estárdar: la coma, el tabulador y el espacio. Cuando utiliza una coma como separador, la coma (o el retorno de carro al final del registro) indica el final de cada registro, y el siguiente campo comienza en el primer carácter que sea distinto de un blanco. Las comas no forman parte de los datos, para incluirla, debe encerrar toda la cadena de texto entre comillas simples o dobles. Si alguna de las cadenas de texto contiene dobles comillas, debe encerrar las cadenas en simples comillas y viceversa. Access acepta sólo una comilla simple o doble pero no ambas como delimitador de texto, es decir, no se puede incluir un carácter de comilla simple en un campo y un carácter de doble comilla en otro campo del mismo archivo. Otra forma muy común de separar los datos es utilizar el carácter de tabulación entre los campos. De hecho, cuando almacena un archivo de hoja electrónica como texto, el programa almacena las columnas separadas por tabuladores. Por omisión, Access asume que los campos de un archivo de texto delimitado están separados por comas y que las cadenas de texto están encerradas entre dobles comillas. Si desea importar un archivo que está delimitado de otra forma, podemos especificar delimitadores diferentes y separadores en el Asistente para la importación de texto. Una de las cosas más importantes que debe recordar es que los datos deberían tener un tipo de datos uniforme en todas las filas de cada columna. Si se trata de un archivo de texto delimitado, los delimitadores deben ser los mismos a lo largo del archivo.

Access también puede importar archivos de texto cuando los campos aparecen en posiciones fijas en cada registro del archivo. Cada campo debe empezar en la misma posición en todos los registros. Para preparar la importación de este tipo de archivo, primero debe eliminar cualquier tipo de encabezado o líneas de resumen del archivo. El archivo debe contener sólo registros, con los datos que desee importar en posiciones fijas.

Importación de archivos de texto 2

Figura 4-4. Archivo de texto de anchura fija

Para importar un archivo de texto en una base de datos Access siga estos pasos:

  • Abrir la base de datos Access que desea que reciba los datos del archivo de texto. 

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Importar en el submenú. 

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  • Seleccione Microsoft Access en la lista Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo mdb que contiene el objeto de Access que desea importar.

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  • Seleccione Archivos de texto en la lista desplegable Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo que desea importar. Access inicia el asistente para importación de texto y visualiza la primera ventana del asistente.

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  • En esta ventana, el asistente indica si considera que los datos están delimitados o son de anchura fija y visualiza las primeras filas de datos, que podrá examinar para confirmar la elección del asistente. Si la elección es errónea, probablemente sea debido a que sus datos poseen un formato incorrecto. Si el asistente ha realizado la elección correcta, pulse el botón Siguiente.

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  • Si se trata de un archivo delimitado, el Asistente para importación de texto le mostrará un cuadro de diálogo donde podrá comprobar el carácter que delimita los campos del archivo de texto y el carácter cualificador que encierra las cadenas de texto. Si el asistente no encuentra un campo de texto entre comillas en la primera línea, podría asumir que no existe ningún texto entre comillas. Es posible que necesite cambiar el Cualificador de texto de {ninguno} a " si fuese este el caso.

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  • En lugar de mostrar los caracteres delimitadores, el asistente ofrece una representación gráfica de la posición en la que considera que comienza cada campo. Para cambiar la definición de un campo, podemos hacer clic y arrastrar cualquier línea para desplazarla a una nueva posición. También podemos crear un campo adicional haciendo clic en la posición en la que los campos sean separados. Si el asistente crea demasiados campos, podemos hacer doble clic sobre las líneas divisorias adicionales para que sean eliminadas.

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  • En la siguiente ventana especificaremos si la importación del texto se realizará en una nueva tabla o si los datos serán añadidos a una tabla existente. Si decide crear una nueva tabla, el asistente visualizará una ventana en la que podremos especificar o confirmar los nombres de campo (incluso aunque la primera fila del archivo de texto contiene los nombres), seleccionar el tipo de los datos de los campos y establecer las propiedades de indexación. Pulse Siguiente para pasar a la siguiente pantalla donde podrá seleccionar una clave principal.

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Si decide agregar los datos a una tabla existente, las columnas deberán coincidir exactamente con las de la tabla destino (de izquierda a derecha) o el archivo deberá ser un archivo delimitado cuyos nombres de columna de la primera fila coincidan con los nombres de columna de la tabla destino.

  • En la ventana final del asistente, deberemos confirmar el nombre de la nueva tabla o la tabla destino, y pulsar el botón Terminar para importar los datos. Access visualiza un cuadro de mensaje de confirmación para mostrar el resultado del proceso de importación. Si el asistente encuentra un error que evita que algún dato sea importado, volverá a abrir la ventana final del asistente. Puede pulsar los botones Atrás para volver a visualizar los parámetros que han sido establecidos y poder así corregirlos.

VINCULACIÓN DE DATOS

Vincular Bases de Datos Access

Podemos vincular tablas procedentes de otra base de datos Access (tanto si son locales como si se obtienen a través de una red) y trabajar con sus datos como si se tratase de tablas definidas en la base de datos Access actual. Si desea trabajar con datos almacenados en otro formato de base de datos soportado por Access (por ejemplo Dbase), puede vincular los datos directamente como una alternativa a la importación de los mismos. En la mayoría de los casos, podrá leer los datos, insertar nuevos registros, eliminar registros o cambiar datos de la misma manera que si la tabla vinculada fuese una tabla de Access. Para vincular una tabla de otra base de datos Access a su base de datos, siga estos pasos:

  • Abra la base de datos Access que desea que reciba los datos del archivo de texto. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de Datos.

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Vincular tablas en el submenú. Access abrirá el cuadro de diálogo Vincular, que lista los tipos de bases de datos que pueden ser vinculados.

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  • Seleccione Microsoft Access en la lista Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo mdb que contiene la tabla que desea vincular. Si esta conectado a una red, seleccione la unidad lógica que haya sido asignada al servidor de red que contiene la base de datos deseada. Si desea que Access se conecte al servidor cada vez que abra la tabla, escriba la ruta de acceso a la red completa en el cuadro de texto Nombre de archivo en lugar de elegir una unidad lógica. Por ejemplo:

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\DBSVR\ACCESS\SHARED\NEPTUNO.MDB

  • A continuación, seleccione el archivo de base de datos Access deseado, pulse el botón Vincular para ver las tablas de esa base de datos.

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  • Access abre el cuadro de diálogo Vincular tablas donde lista las tablas disponibles, haga clic en una o más tablas, y después pulse el botón Aceptar para vincular las tablas a la base de datos actual. Si el proceso de vinculación se lleva a cabo con éxito, encontrará una nueva tabla en la base de datos con el nombre de la tabla seleccionada. 

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Access marca el icono de tablas vinculadas en la ventana Base de datos con una fecha. Si Access encuentra un nombre duplicado, genera un nuevo nombre añadiendo un entero único al final del nombre. Puesto que los objetos tales como formularios, informes, macros y módulos pueden hacer referencia a esta tabla por su nombre original, debería comprobar cuidadosamente las referencias de nombre en caso de que Access tuviese que renombrar una tabla vinculada.

Vincular archivos de Dbase

  • Abra la base de datos Access que desea que reciba los datos del archivo de texto. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de Datos.

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Vincular tablas en el submenú. Access abrirá el cuadro de diálogo Vincular, que lista los tipos de bases de datos que pueden ser vinculados.

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  • Seleccione Dbase III, Dbase IV o Dbse V, según sea apropiado, en la lista Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo de datos que desea vincular. 
  • Pulse el botón Vincular para vincular el archivo Dbase seleccionado. Ahora aparecerá una ventana donde tendrá que seleccionar el archivo de índice que esté asociado al archivo que desea vincular (si no existe ningún archivo de índice, simplemente pulse el botón Cancelar). Si desea que los índices sean actualizados de forma apropiada cada vez que realice algún cambio en el archivo de Dbase utilizando Access, deberá informar a Access de todos los índices relacionados. No debe desplazar ni borrar estos archivos de índice ni el archivo de información (inf) que Access construye cuando vincula la tabla porque de lo contrario, no podrá abrir el archivo de Dbase desde Access, además deberá asegurarse de que alguna aplicación de Dbase siempre mantiene esos índices.
  • Seleccione los archivos de índice que necesita asociar al archivo de Dbase que esta vinculando. Pulse el botón Seleccionar después de hacer clic en cada archivo de índice que desee añadir al archivo de información. Pulse el botón Cerrar cuando haya seleccionado todos los índices apropiados. 

Vincular archivos de texto y hojas de Excel

  • La vinculación de un archivo de texto o un archivo de hoja electrónica de Excel es casi idéntica a la importación de este tipo de archivos. Sólo podrá leer los archivos de texto vinculados, aunque podrá actualizar y añadir nuevas filas (aunque no eliminar tablas) en los archivos de hoja electrónica de Excel.

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  • Abra la base de datos Access que desea vincular la tabla.

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  • Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Vincular tablas en el submenú. Access abrirá el cuadro de diálogo Vincular, que lista los tipos de bases de datos que puede vincular.
  • Seleccione Microsoft Excel o Archivos de texto, según sea el apropiado, en la lista Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo mdb que contiene la tabla que desea vincular. 

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  • Pulse el botón Vincular para iniciar el Asistente para vinculación de hojas de cálculo o el Asistente para vinculación de texto.
  • Siga los pasos indicados por el asistente, que son idénticos a los pasos para la importación de un archivo de hoja electrónica o de texto.

Modificar las tablas vinculadas

Puede realizar algunos cambios en las definiciones de las tablas vinculadas para adaptarlas a su entorno de Access. Cuando intente abrir la ventana Tabla en vista Diseño, Access nos indicará que existen ciertas propiedades en una tabla vinculada que no pueden ser modificadas. En la vista Diseño, podrá cambiar el ajuste de las propiedades Formato, Lugares decimales, Título, Descripción y Máscara de entrada de cualquier campo para personalizar la forma en que serán visualizados y actualizados los datos en los formularios e informes de Access. También podemos asignar un nuevo nombre a cualquier tabla vinculada para su uso dentro de la base de datos de Access (aunque el nombre original de la tabla permanece inalterable en la base de datos de origen) y facilitar así su identificación o permitir utilizar la tabla con las consultas, formularios e informes que ya han sido diseñados.

Los cambios efectuados en el diseño de una tabla de Access no afectarán a la tabla de la base de datos de origen. Sin embargo si el diseño de la tabla de la base de datos de origen cambia, deberá volver a vincular la tabla a Access.

Separar las tablas vinculadas

Separar tablas que están vinculadas a su base de datos Access resulta sencillo. Simplemente elija la tabla que desea separar en la ventana Base de Datos y pulse la tecla Supr o elija la orden Eliminar del menú Edición. Pulse el botón Sí para separar la tabla. Cuando separa una tabla vinculada no elimina la tabla sino que simplemente elimina la unión de su lista de tablas en la ventana Base de datos.

EXPORTACIÓN DE DATOS

Exportar a otras bases de datos Access

La exportación de objetos desde una base de datos Access a otra funciona de la misma forma que la importación de objetos Access:

  • Abra la base de datos Access desde la que desea exportar un objeto. 
  • Seleccione el objeto que desea exportar en la ventana Base de datos, y a continuación elija la orden Guardar como o exportar del menú Archivo. Access abre el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la opción En un archivo o una base de datos externo y después pulse el botón Aceptar. 
  • Access abrirá un cuadro de diálogo Guardar en, en el que podrá seleccionar la carpeta y el nombre del archivo mdb al que desea exportar el objeto. Después de su selección, pulse el botón Exportar. 
  • Ahora Access muestra el cuadro de diálogo Exportar donde podrá especificar un nombre para el objeto el la base de datos de destino. Puede mantener el nombre sugerido por Access o cambiar dicho nombre por uno más apropiado para la base de datos de destino. Si el objeto es una tabla, puede optar por exportar la definición de la tabla y los datos, o exportar sólo la definición de la tabla. Pulse el botón Aceptar para exportar el objeto. 
  • Si el nombre elegido ya existe en la base de datos de destino, Access solicitará su confirmación para la substitución del objeto existente. Pulse el botón Sí para proceder o No para detener la acción de exportación.

Exportar a Dbase o Excel

Para exportar datos de una tabla o consulta a una hoja electrónica Excel o a un archivo de base de datos externo Dbase siga el siguiente procedimiento:

  • Abra la base de datos Access desde la que desea exportar un objeto. 
  • Seleccione el objeto que desea exportar en la ventana Base de datos, y a continuación elija la orden Guardar como o exportar del menú Archivo. Access abre el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la opción En un archivo o una base de datos externo y después pulse el botón Aceptar. 
  • Access abrirá un cuadro de diálogo Guardar en, en el que podrá seleccionar la carpeta y el nombre del archivo al que desea exportar el objeto seleccionado. Después pulse el botón Exportar. 
  • Si la exportación tuvo lugar con éxito, encontraremos un nuevo archivo que podremos utilizar con nuestra aplicación de hoja electrónica o con otro programa de base de datos.

Exportar a un archivo de texto

  • Abra la base de datos Access desde la que desea exportar un objeto. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de Datos. 
  • Seleccione el objeto que desea exportar en la ventana Base de datos, y a continuación elija la orden Guardar como o exportar del menú Archivo. Access abre el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la opción En un archivo o una base de datos externo y después pulse el botón Aceptar. 
  • Access abrirá un cuadro de diálogo Guardar en, en el que podrá seleccionar la carpeta y el nombre del archivo al que desea exportar el objeto seleccionado. Después pulse el botón Exportar. 
  • Access inicia el Asistente para exportación de texto donde podremos seleccionar un formato de salida delimitado o de ancho fijo. 
  • Si la exportación se está realizando a un archivo de texto delimitado, podrá establecer delimitador que será utilizado para separar los campos exportados y el carácter cualificador que encerrará las cadenas de texto. Además podemos solicitar la creación de un primer registro opcional que contenga el nombre de los campos. Si la exportación se está realizando a un archivo de formato de ancho fijo, podemos ajustar la anchura de las columnas. Compruebe en la ventana final del asistente el nombre del archivo donde serán exportados los datos y pulse el botón Terminar.

Exportar datos a una página Web

  • Elija Guardar como HTML en el menú Archivo, para iniciar el Asistente para publicar en el Web. La primera ventana muestra una descripción sobre lo que puede hacer el asistente. 
  • En la segunda pantalla, seleccione uno o más objetos de la base de datos a exportar poniendo una marca de selección que hay junto a los objetos a exportar. Pulse el botón Siguiente. 

Exportar datos a una página Web

  • En la tercera ventana, el asistente ofrece la posibilidad de especificar un archivo de plantilla. Puede especificar una página Web existente a partir de la cual el asistente copiará el diseño general, el fondo y cualquier icono o botón. Pulse el botón Examinar para buscar los archivos html a utilizar.

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  • Si esta exportando los datos de varias consultas, el asistente creará una página por consulta. El asistente ofrece la posibilidad de crear de forma automática una página de inicio con hipervínculos a cada una de las páginas creadas. Si desea especificar una plantilla para la página de inicio, seleccione la casilla de verificación Deseo seleccionar plantillas distintas para algunos de los objetos seleccionados y después pulse el botón Siguiente para visualizar una ventana en la que pueda seleccionar una plantilla diferente para cada objeto. Si en la plantilla hace referencia a otros archivos deberá copiar, además, aquellos archivos en su directorio de instalación final para que las páginas puedan trabajar de forma apropiada. 
  • Pulse el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla donde puede indicar el tipo de formato que desea: HTML estático (tabla, consulta, formulario o informe), archivo HTX e IDC dinámico (tabla, consulta o formulario) o un archivo ASP dinámico (1 o más formularios). Necesitará Microsoft Internet Information Server Web para producir los archivos dinámicos que vinculan directamente los datos en su base de datos. 

asistente para publicar en el web

  • En la siguiente ventana, el asistente solicitará la identificación de una ubicación para los archivos HTML. Existe un botón Examinar que facilita la localización de la carpeta en la que desea ubicar los archivos. Pulse el botón Siguiente para continuar. 

Si ha seleccionado varios objetos, el asistente ofrece la posibilidad de crear una página principal de forma automática con enlaces a cada uno de los archivos HTML creados con el asistente.

panel de control

Figura 4-5. La página principal con vínculos a las páginas creadas por los objetos exportados

  • En la ventana final, el asistente permite almacenar sus selecciones en un perfil bajo un nombre que pueda ser utilizado la próxima vez que utilice la orden Guardar como HTML en esta base de datos. Pulse el botón Terminar para crear sus páginas Web. 

alumnos

Figura 4-6. La página Web resultante de exportar una tabla de Access

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